[A-Z] Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của một sự kiện. Từ việc lên ý tưởng, lựa chọn địa điểm, chuẩn bị kinh phí cho đến việc quảng bá và thu hút khách tham dự, mỗi bước đều cần được tính toán kỹ lưỡng và thực hiện một cách có trật tự. Hãy cùng tìm hiểu những bước cần thiết để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công trong bài viết này.

Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Các sự kiện giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh và truyền tải thông điệp đến công chúng một cách dễ dàng. Sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp càng được khẳng định khi tổ chức sự kiện một cách bài bản. Sau đây Forevermark xin giới thiệu quy trình 11 bước để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công.

Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện

Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện

Doanh nghiệp có thể tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau tùy theo mục đích, ví dụ như lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm hay lễ tri ân khách hàng. Mỗi loại hình sự kiện sẽ có cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện riêng. Việc xác định rõ mục tiêu của sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chính xác và tiết kiệm thời gian công sức, đồng thời đảm bảo đạt được mục đích cuối cùng.

Ví dụ, khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, mục tiêu của doanh nghiệp là thu hút sự chú ý của khách hàng và công chúng. Do đó, trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến các hạng mục liên quan đến truyền thông và quảng cáo.

Bước 2: Xác định đối tượng khách mời

Để sự kiện diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần phân loại và chọn lựa đối tượng khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện khi lên kế hoạch. Điều này giúp tránh truyền thông sai đối tượng, dẫn đến lãng phí ngân sách và nguồn lực.

Ví dụ, trong sự kiện tri ân khách hàng, doanh nghiệp nên mời các khách hàng thân thiết lâu năm tin dùng sản phẩm của mình. Trong khi đó, đối với sự kiện ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp nên mời những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực để tạo tiếng vang cho sản phẩm mới.

Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần xác định danh sách khách mời sớm để có thể tính toán chi phí hiệu quả và tìm địa điểm tổ chức phù hợp. Đồng thời, bạn nên gửi thiệp mời trước ít nhất 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc và thời gian tham dự.

Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện

Ý tưởng và chủ đề là “linh hồn” của mọi sự kiện và rất quan trọng trong việc quyết định concept và thông điệp chính. Bên cạnh đó, ý tưởng và chủ đề cần phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời mà doanh nghiệp hướng tới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của sự kiện, giúp nó diễn ra đúng hướng và đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.

Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm

Xác định thời gian, địa điểm

Khi xác định thời gian tổ chức sự kiện, bạn nên lựa chọn các khung giờ thuận lợi cho khách mời, thường là cuối tuần hoặc buổi tối ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của họ.

Về địa điểm : Bạn lựa chọn địa điểm phù hợp dựa trên số lượng khách mời và ý tưởng của sự kiện. 

Các yếu tố cần đánh giá khi lựa chọn địa điểm bao gồm : không gian rộng rãi, dễ dàng di chuyển, thuận tiện giao thông, đầy đủ tiện ích và có bãi đỗ xe lớn. 

Những yếu tố này sẽ tạo sự thoải mái cho khách mời và thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Sau khi lựa chọn được địa điểm, bạn nên đặt chỗ sớm để tránh mất vị trí tốt.

Bước 5: Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Dự trù ngân sách là một bước quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện. Điều này giúp doanh nghiệp làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch như số lượng, quy mô và chất lượng của các chương trình, phần trang trí, địa điểm tổ chức… 

Dưới đây là một bảng dự trù các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện để bạn tham khảo :

>>> Tải ngay : BẢNG DỰ TRÙ CÁC HẠNG MỤC CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Việc lập dự trù chi phí giúp tránh những bất ngờ không mong muốn như thiếu ngân sách hoặc lạm chi sau tổ chức. Điều này giúp hạn chế tối đa các thiếu sót và đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện.

Bước 6: Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ

Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ

Việc xác định và thiết lập quan hệ với các đối tác và nhà tài trợ là một bước quan trọng trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Đối với các sự kiện quy mô lớn hoặc có nhiều hạng mục phải thực hiện, các nhà tài trợ hoặc đối tác sẽ giúp tiết kiệm chi phí thông qua việc cộng tác hoặc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hay trang thiết bị. Đồng thời, những đơn vị có nhận diện thương hiệu tốt hoặc có ảnh hưởng trong lĩnh vực sẽ giúp tăng cường hiệu quả truyền thông và khẳng định độ chuyên nghiệp của sự kiện.

Bước 7: Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện

Sau khi hoàn tất các bước đầu tiên, bước tiếp theo để hoàn thiện bản kế hoạch tổ chức sự kiện là lập timeline và kịch bản cho các chương trình. Điều này được thực hiện bằng cách xây dựng timeline và kịch bản.

Về timeline : Một sự kiện thường được chia thành 3 phần chính: Khai mạc, chương trình chính và bế mạc. Trong mỗi phần, bạn cần lựa chọn các hoạt động phù hợp để truyền tải thông điệp chính đến khách mời.

Về kịch bản : Mỗi loại hình sự kiện có tính chất và mục đích khác nhau, do đó bạn có thể xây dựng các kịch bản phù hợp với từng loại hình sự kiện. Ví dụ, kịch bản cho sự kiện khai trương sẽ khác với sự kiện tất niên.

Khi lên kịch bản, bạn cần chuẩn bị hai loại : kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. 

• Kịch bản tổng quát bao gồm toàn bộ công việc từ thời gian, nội dung, phân công nhân sự,… 
• Kịch bản chi tiết là lời dẫn của MC trong sự kiện và cần được trau chuốt về ngôn từ để thu hút và truyền tải thông điệp của bạn tới khách hàng.

Bước 8: Lập kế hoạch quảng bá, truyền thông

Để thu hút nhiều đối tượng tiềm năng tham dự sự kiện, bạn cần lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện. Càng được quảng bá rộng rãi, sự kiện của bạn sẽ được nhiều người biết đến và tham gia.

Khi lập kế hoạch truyền thông, bạn cần cân nhắc tính chất sự kiện để xây dựng kế hoạch phù hợp. Ví dụ, sự kiện nội bộ sẽ có các kênh truyền thông và cách thức truyền thông khác so với sự kiện bên ngoài. Do đó, tại bước này, bạn cần xác định rõ : 

• Mục tiêu sự kiện; 
• Đối tượng cần truyền thông;
• Thông điệp đưa ra; 
• Kênh truyền tải (email, tạp chí, mạng xã hội hay mạng nội bộ,…).

Một kế hoạch quảng bá tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và tạo thiện cảm với khách mời.

Bước 9: Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Bạn cần kiểm soát tất cả các khâu và đảm bảo chúng diễn ra đúng tiến độ.

Trang trí địa điểm dựa theo chủ đề sự kiện : Chủ đề sẽ được thể hiện qua phần trang trí. Bạn cần làm việc với bộ phận phụ trách về tone màu chủ đạo, các loại hoa và đồ decor sử dụng… Tùy vào tính chất và chủ đề của sự kiện, bạn cần lựa chọn phong cách trang trí phù hợp.

Setup trang thiết bị : bao gồm các hạng mục như sân khấu và âm thanh, ánh sáng. Đây là những yếu tố quan trọng tác động đến cảm xúc của người tham dự và chất lượng các chương trình trong sự kiện. Hãy đảm bảo hệ thống loa đài, micro, ánh sáng tổng và ánh sáng hiệu ứng hoạt động tốt và đáp ứng được các tiết mục trong chương trình của bạn.

Phong cách trang trí và hệ thống âm thanh – ánh sáng là yếu tố rất quan trọng

Lựa chọn menu tiệc phù hợp với đặc thù của mỗi sự kiện : Tùy vào quy mô, ngân sách và đối tượng khách, bạn có thể lựa chọn menu tiệc trà, tiệc đồ ngọt hoặc tiệc mặn… Ví dụ, sự kiện ra mắt sản phẩm có thể lựa chọn tiệc trà cùng đồ ngọt đi kèm do tính chất sự kiện nhẹ nhàng và chỉ diễn ra trong khoảng 90-120 phút/chương trình.

Chuẩn bị tài liệu tiếp thị : Đây là một phần quan trọng trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Việc này giúp khách mời dễ dàng nắm bắt các thông tin quan trọng của sự kiện. Các hạng mục như tài liệu, standee, băng rôn… sẽ góp phần thu hút sự chú ý và truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến khách mời.

Standee giúp truyền tải thông điệp và thu hút sự quan tâm của khách mời

Chuẩn bị quà tặng : Để bày tỏ sự trân trọng tới khách mời và đại biểu là một việc cần làm. Các đơn vị tổ chức cần chuẩn bị quà tặng hợp lý như hoa, kỷ niệm chương, sổ tay hoặc móc chìa khóa… Mặc dù chỉ là những món quà nhỏ nhưng lại mang ý nghĩa tinh thần lớn, giúp khách mời ghi nhớ sự kiện và xây dựng hình ảnh thương hiệu thân thiện cho doanh nghiệp.

Bước 10: Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn nên tổng duyệt chương trình để kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh. Việc tổng duyệt cũng giúp bạn làm quen với kịch bản và tránh sai sót khi chương trình chính thức diễn ra.

Bước 11: Đánh giá, rút kinh nghiệm

Dù lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt đến đâu, trên thực tế vẫn có thể có những phát sinh không đáng có hoặc các đầu mục công việc có thể làm tốt hơn. Buổi họp đánh giá sau sự kiện giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại các vấn đề và rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện sau. Điều này giúp nâng cao chất lượng sự kiện và cải thiện uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Các mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Checklist vật dụng + nhân sự

Checklist là một bảng tổng hợp giúp bạn theo dõi và kiểm soát các công việc đã hoàn thành và nhắc nhở những nhiệm vụ cần thực hiện. Nó là một bản tóm tắt các khâu cần thực hiện trong kế hoạch chương trình sự kiện của bạn. Checklist tổ chức sự kiện liệt kê các đầu việc ngắn gọn, cụ thể và có các ô trống nhỏ để bạn đánh dấu tick cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành.

Mẫu Checklist vật dụng + nhân sự

>>> TẢI NGAY : MẪU CHECKLIST VẬT DỤNG VÀ NHÂN SỰ

Mẫu kịch bản chương trình khi tổ chức sự kiện

Các mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp bạn lên kế hoạch và tổ chức sự kiện một cách hiệu quả. Các mẫu kế hoạch này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình sự kiện khác nhau và giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình lên kế hoạch. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Mẫu 1

Dưới đây là một mẫu kịch bản tham khảo để giúp bạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khách mời, bạn có thể điều chỉnh và chi tiết hóa các chương trình để phù hợp hơn..

Mẫu kịch bản chương trình khi tổ chức sự kiện 1

>>> TẢI NGAY: MẪU KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN SỐ 1

Mẫu 2

Mẫu kịch bản chương trình giúp người quản lý sự kiện và các thành viên trong nhóm dễ dàng nắm bắt và theo dõi các hoạt động trong sự kiện. Điều này giúp tránh thiếu sót hoặc nhầm lẫn thứ tự hoạt động diễn ra trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Mẫu kịch bản chương trình khi tổ chức sự kiện 2

>>> TẢI NGAY: MẪU KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN SỐ 2

Mẫu 3

Mẫu kịch bản chương trình khi tổ chức sự kiện 3

>>> TẢI NGAY: MẪU KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN SỐ 3

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện dễ dàng hơn với Forevermark

Forevermark tự hào là một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với hơn 8 năm kinh nghiệm trên thị trường. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm: tư vấn lập kế hoạch, hỗ trợ xây dựng kịch bản chương trình, trang trí và thiết kế sự kiện phù hợp concept, đa dạng loại hình dịch vụ đi kèm, xây dựng menu tiệc phong phú và đội ngũ nhân sự chuyên môn cao. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một sự kiện hoàn hảo và thành công nhất.

Forevermark sẵn sàng cùng các doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và chất lượng nhất với thế mạnh về kinh nghiệm, dịch vụ và cơ sở vật chất. Chúng tôi giúp quý khách hàng truyền tải các thông điệp ý nghĩa, nâng tầm thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/