Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức tiệc Teabreak chuyên nghiệp và chi tiết nhất

Tiệc Teabreak đã trở nên quá quen thuộc trong các buổi hội nghị, hội thảo hay các sự kiện công ty. Tuy chỉ là chi tiết nhỏ trong chuỗi sự kiện nhưng lại thể hiện sự chu đáo của doanh nghiệp đối với khách mời. Song việc tổ chức tiệc Teabreak chu đáo, tạo ấn tượng với thực khách cũng như cân đối được chi phí thì không phải ai cũng biết.

Hôm nay, Forevermark sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch tổ chức tiệc Teabreak một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng vẫn vui vẻ và gắn kết.

Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức tiệc Teabreak

Như những bữa tiệc khác, việc lập kế hoạch tổ chức là vô cùng cần thiết. Việc này giúp bạn bao quát được những vấn đề như thời gian, địa điểm tổ chức, các bước chuẩn bị, chi phí…tránh trường hợp xảy ra thiếu sót. Với kinh nghiệm tổ chức tiệc chuyên nghiệp và uy tín, sau đây Forevermark sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch tổ chức tiệc Teabreak chi tiết và đầy đủ nhất.

Xác định thông tin cơ bản

Về địa điểm

Địa điểm tổ chức tiệc Teabreak phải là nơi rộng rãi, thoáng mát, tạo không gian thư giãn cho khách dự tiệc. Bên cạnh đó, bản chất của bữa tiệc là tiệc đứng nên cần bố trí không gian thuận tiện cho việc di chuyển của thực khách để dễ dàng giao lưu, trò chuyện cùng nhau.

Địa điểm tổ chức tiệc Teabreak cần đảm bảo sự thoáng mát, rộng rãi

Lưu ý, mục đích của tiệc Teabreak là để tạo sự thoải mái giữa giờ hay đầu giờ của một sự kiện nên không được sắp xếp địa điểm quá xa nơi tổ chức sự kiện đó.

• Nếu là sự kiện tổ chức tại hội trường, có thể tận dụng sảnh phía trước đó.
• Nếu là văn phòng, cần sắp xếp lại bàn ghế, di chuyển những món đồ không cần thiết ra ngoài để dành nhiều không gian cho bữa tiệc.
• Nếu là văn phòng hoặc hội trường ở các tòa nhà cao, có view đẹp thì ưu tiên đặt bàn tiệc cạnh cửa sổ, cửa kính để tôn lên các món ăn và tạo vị trí đẹp để khách check-in.

Thời gian

Tùy vào yêu cầu của chủ tiệc mà Teabreak được tổ chức vào trước, trong hoặc sau sự kiện. Forevermark có thể gợi ý một số thời điểm tổ chức tiệc Teabreak đảm bảo mang lại hiệu quả cao, cụ thể: 

– Nếu sự kiện diễn ra cả ngày thì có thể tổ chức tiệc ngọt Teabreak 2 lần vào khoảng nghỉ giữa giờ của 2 buổi sáng và chiều.

– Nếu sự kiện diễn ra vào sáng hoặc buổi chiều thì tổ chức tiệc 1 lần, thường vào khoảng nghỉ giữa giờ của mỗi buổi. Thông thường, thời gian tổ chức tiệc ngọt Teabreak là: 

+ Thời gian nghỉ giữa giờ buổi sáng, khoảng 9h30 – 10h, sau khi khách tham dự sự kiện được 1-2h.

+ Thời gian nghỉ giữa giờ buổi chiều, bắt đầu lúc 15h – 15h30.

Đối tượng tham gia

Những người tham gia Teabreak thường là nhân viên công ty, đối tác, khách mời…mọi người thường tranh thủ dùng tiệc nhanh để bắt đầu hội nghị/hội thảo hoặc vào họp tiếp. 

Khi tổ chức tiệc ngọt Teabreak, bạn cần xác định số người tham gia để tính toán sao cho hợp lý. Tránh việc nhiều người mà mua thiếu đồ sẽ ảnh hưởng đến không khí bữa tiệc, còn nếu ít người mà mua nhiều món ăn sẽ gây dư thừa, lãng phí tiền bạc.

Ngân sách, chi phí

Chi phí Teabreak nên được cân đối để tránh tình trạng hao hụt quỹ không đáng có, vì vậy bạn cần lên kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng phân và căn cứ vào đó để chuẩn bị Teabreak vừa đầy đủ vừa tiết kiệm.

Để dễ dàng hơn, bạn nên chia ngân sách cho số lượng thực khách tham dự tiệc trà, từ đó đưa ra ngân sách cụ thể theo đầu người. Việc này sẽ giúp bạn chọn món ăn, nước uống trong tiệc Teabreak dễ dàng, phù hợp hơn, không lo bị thâm hụt ngân sách.

Chi phí Teabreak nên được phân bổ hợp lý theo yêu cầu của bữa tiệc. Ví dụ, tiệc Teabreak của bạn yêu cầu phần trang trí phải cầu kỳ, bắt mắt và sang trọng thì lúc này, chi phí cho việc trang trí nên được ưu tiên.

Ngoài ra, bạn cũng nên cắt giảm những chi phí không cần thiết để tiết kiệm ngân sách. Chẳng hạn, vì tiệc Teabreak là dạng tiệc đứng, nên giảm bớt nhân viên phục vụ, việc này giúp bạn giảm bớt một phần chi phí.

Kế hoạch tổng thể

Mặc dù Teabreak chỉ là một bữa tiệc nhỏ diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhưng để tổ chức tiệc Teabreak một cách chuyên nghiệp thì bạn cũng cần lên kế hoạch cụ thể để nắm rõ quy trình tổ chức và phục vụ.

1. Xác định ngân sách tổ chức tiệc Teabreak

Đầu tiên, bạn cần dựa vào số người tham gia tiệc và concept sự kiện để dự tính chi phí tổ chức Teabreak và chọn loại hình tiệc phù hợp nhất. Ví dụ như Teabreak hội thảo, Teabreak hội nghị, sinh nhật v.v.

2. Lựa chọn menu Teabreak phù hợp

Dựa vào kinh phí dự kiến, bạn có thể tự mình hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức Teabreak xây dựng menu phù hợp.

3. Duyệt menu, thời gian, địa điểm và giá cả

Sau khi xây dựng xong menu, bạn cần hoàn tất việc thống nhất thực đơn, thời gian, địa điểm tổ chức cùng chi phí, đã bao gồm chi phí menu và chi phí thuê địa điểm (nếu có) để được duyệt ngân sách.

4. Chốt thực đơn và đặt hàng hoặc tự chuẩn bị

Cuối cùng, bạn chốt lại thực đơn và số lượng sau khi đã lọc ra những món không phù hợp để tiến hành đặt hàng tại nơi nhận đặt tiệc. Nếu bạn tự chuẩn bị thì hãy tìm nơi đặt món trước, nêu rõ ngày giờ nhận để được giao hàng đúng hạn.

Tham khảo, lên thực đơn tiệc

Menu Teabreak không cần quá nhiều món và cầu kỳ. Có thể chọn ít món nhưng cần đảm bảo chất lượng ngon, số lượng nhiều để mọi người ăn no và phải phù hợp với kinh phí.

Thực đơn sẽ có trái cây, bánh ngọt, bánh mặn, trà, nước…Riêng tiệc Teabreak có sếp hoặc đối tác quan trọng thì cần chọn bánh trái cao cấp hơn, decor bàn tiệc và sắp xếp đồ ăn chuyên nghiệp hơn.

Menu Teabreak không cần quá cầu kỳ

Một số món bạn nên sử dụng: 

• Bánh ngọt như tiramisu, cupcake, bánh su kem.. cần có khuôn hoặc đế bánh cứng cáp để thực khách dễ lấy, dễ di chuyển khi dùng tiệc.
• Bánh mặn như sandwich, bánh chà bông trứng muối mini, pizza cỡ nhỏ…
• Trái cây nên ưu tiên các loại trái cây tươi, kích thước nhỏ như dâu tây, mận hoặc gọt vỏ, cắt miếng vừa ăn như xoài, dưa hấu, thanh long…
• Nước uống : các loại đồ uống được lựa chọn phổ biến là trà, nước suối, cafe, nước ép.

Lưu ý: Khi lên thực đơn thì cần có các thông tin như số lượng khẩu phần ăn, món ăn, đồ uống,…

Check báo giá, tìm đơn vị cung cấp tiệc Teabreak

Bạn cần tìm đơn vị cung cấp tiệc Teabreak uy tín, có kinh nghiệm lâu năm để việc tổ chức được diễn ra đúng yêu cầu, đúng kế hoạch đặt ra. Tiếp đó, hãy dành thời gian để tham khảo thực đơn menu của các đơn vị và sự kiện khác rồi đối chiếu với đối tượng khách mời mà mình hướng đến để lựa chọn một thực đơn hoàn hảo.

Vì tiệc Teabreak thường có nhiều loại thức ăn, đồ uống và dụng cụ khác nhau được đặt, do đó bạn cần ghi rõ danh sách để lúc nhận hàng tiện kiểm tra, đảm bảo đủ số lượng và đúng các món đã đặt. Sau khi phía nhà hàng báo giá, bạn có thể yêu cầu cung cấp hợp đồng tổ chức tiệc ngọt Teabreak và gửi hợp đồng để tiện check thông tin giá và những thỏa thuận chung về thời gian, địa điểm và setup bàn tiệc.

Tại các đơn vị tổ chức sự kiện, bạn cần đặt cọc khoản tiền nhất định khi chốt đơn, để đảm bảo hợp tác 2 bên đã ràng buộc và bảo vệ quyền lợi song phương, nhất là đảm bảo quyền lợi cho người tổ chức tiệc.

Thiết kế, trang trí không gian tổ chức tiệc

Thiết kế, trang trí không gian phù hợp với chủ đề sự kiện

Bước cuối cùng trong khâu chuẩn bị đó là việc setup và trang trí không gian tổ chức tiệc. Ngoài vị trí thuận lợi, quang cảnh đẹp, cần lựa chọn khăn trải bàn có màu sắc nhẹ nhàng, phù hợp với tính chất và không khí của buổi tiệc. Bên cạnh đó, bạn có thể chuẩn bị thêm backdrop phù hợp với từng sự kiện khác nhau, ví dụ: 

• Tiệc Teabreak hội nghị
• Tiệc Teabreak hội thảo
• Tiệc Teabreak sinh nhật, 8/3….

Cách trình bày Teabreak cần được sắp xếp một cách gọn gàng, đẹp mắt trên các dụng cụ tiệc Teabreak. Ngoài ra, cần tô điểm thêm các đồ vật trang trí như bình hoa, đèn bàn, nến… để tăng sự sang trọng cho bàn tiệc.

Tuy nhiên cũng không cần trang trí quá cầu kỳ để tránh làm rối mắt và tạo sự ngột ngạt cho khách mời tại bữa tiệc. Chỉ cần một vài điểm nhấn ở quầy thức ăn và sân khấu chính là đủ.

Các công việc có thể phát sinh

Ngoài những công việc kể trên, bạn cũng cần chuẩn bị thêm một số phương án dự phòng để tránh các tình huống rủi ro phát sinh, có phương án để xử lý kịp thời, không làm ảnh hưởng đến thực khách. Chẳng hạn: 

– Sự cố đột ngột như mất điện: Bạn cần bố trí thêm các thiết bị tích điện để phòng trường hợp cúp điện bất ngờ.

– Thiếu bàn ghế, dụng cụ: Căn cứ vào số lượng khách mời, bạn có thể thuê số bàn ghế và dụng cụ thích hợp nhưng hãy dư ra vài bộ để dự phòng số lượng người phát sinh. Nguyên tắc này cũng có thể áp dụng cho món ăn.

Cách tổ chức tiệc Teabreak thành công

Nhận và kiểm tra đơn hàng

Đến ngày hẹn, đơn vị nhận đặt tiệc Teabreak sẽ giao đồ đến địa điểm và thời gian đã được thống nhất trước đó trong hợp đồng. Nếu có thỏa thuận yêu cầu bên đơn vị cung cấp bày trí tiệc Teabreak, họ sẽ giúp bạn bài trí bàn tiệc sao cho phù hợp với không gian và hình thức sự kiện.

Bày trí bàn tiệc Teabreak

Bày trí bàn tiệc Teabreak không cần quá cầu kỳ mà vẫn trang nhã, lịch sự

Trang trí tiệc Teabreak không cần quá cầu kỳ, tỉ mỉ, chỉ cần tạo không gian thoải mái và phù hợp với mọi người tham gia. Bạn có thể sử dụng backdrop phù hợp cùng khăn trải bàn xinh xắn và những bình hoa tươi… sẽ giúp bàn tiệc bắt mắt hơn.

Ngoài ra, bạn cũng cần sắp xếp các dụng cụ Teabreak đi kèm như tách, dĩa, khay bánh… sao cho gọn gàng, ngăn nắp để khách mời có thể dễ dàng lấy thức ăn.

Phục vụ tiệc

Mời khách vào khu vực tổ chức tiệc Teabreak lịch sự và chu đáo. Bố trí từng người quản lý mỗi khu vực riêng để dễ kiểm soát và hỗ trợ khách khi cần. Nhân viên phục vụ cần quan sát nhạy bén để kịp thời phục vụ và hỗ trợ nhanh chóng. Quy trình phục vụ tiệc Teabreak có thể bao gồm cả khâu chụp ảnh để lưu giữ những khoảnh khắc của buổi tiệc.

Dọn dẹp

Quá trình dọn dẹp, làm sạch được thực hiện khi bữa tiệc đã hoàn tất. Công tác dọn dẹp vệ sinh sẽ được tiến hành nếu bạn tổ chức tiệc Teabreak tại công ty của mình. Nhiệm vụ này được phân công ngay từ đầu nên mọi người sẽ chờ tiệc tan và tiến hành dọn dẹp và bàn giao lại các thiết bị, dụng cụ cho bên đơn vị cung cấp tiệc Teabreak.

Những lưu ý khi tổ chức tiệc Teabreak

Tổ chức tiệc Teabreak cần lưu ý những gì?

• Chủ đề buổi tiệc: Nên chọn những chủ đề hấp dẫn có liên quan đến sự kiện chính ngày hôm đó để tạo sự thoải mái thư giãn, cung cấp năng lượng cho người tham gia.
• Kế hoạch đón khách: Để bữa tiệc diễn ra suôn sẻ đúng như dự kiến bạn cần phải phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên. Bao gồm các công việc như chuẩn bị Teabreak, đón khách, sắp xếp đồ ăn,…
• Vì là bữa tiệc nhẹ nên menu Teabreak không cần quá cầu kỳ mà hướng đến sự nhanh chóng, tiện lợi. Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ những loại đồ ăn nhẹ như đồ uống, bánh ngọt và hoa quả.
• Hạn chế dụng cụ tiệc Teabreak là thủy tinh và sứ vì việc này sẽ ảnh hưởng đến khách mời khi di chuyển để giao lưu, trò chuyện với nhau trong buổi tiệc.
• Nghiên cứu không gian địa điểm tổ chức tiệc Teabreak một cách cẩn thận, kỹ lưỡng. Ngoài ra cần bài trí gọn gàng, đơn giản và khoa học.
• Với không gian rộng, có thể bố trí thêm một số bàn ghế cho khách ngồi và kết hợp âm nhạc nhẹ nhàng để tạo không khí cho buổi tiệc.
• Nhân viên phục vụ và nhân sự tham gia tổ chức tiệc ngọt Teabreak cần mang phong thái chuyên nghiệp và lịch sự để sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và xử lý tình huống có thể xảy ra trong bữa tiệc.

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm rõ cách lập kế hoạch tổ chức tiệc Teabreak, quy trình phục vụ tiệc Teabreak và những lưu ý để tổ chức một bữa tiệc lý tưởng nhất.

Hãy theo dõi Forevermark thường xuyên để đón đọc những thông tin về tổ chức sự kiện, hội thảo và tiệc cưới nhé!

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official