Họp báo là gì? Quy trình tổ chức họp báo chi tiết từ A đến Z

Họp báo là gì? Đó là câu hỏi mà nhiều người có thể thắc mắc khi nghe đến thuật ngữ này. Họp báo có thể được tổ chức bởi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân với nhiều mục đích khác nhau, như ra mắt sản phẩm mới, công bố kết quả kinh doanh, xử lý khủng hoảng truyền thông… Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về họp báo là gì và quy trình tổ chức họp báo chi tiết. Cùng theo dõi nhé!

Họp báo là gì?

Họp báo là một sự kiện được tổ chức để công bố chính thức thông tin và trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông. Họp báo là một buổi họp của nhiều nhà báo nhằm giúp đưa ra một thông tin cho các sự kiện được diễn ra. Mục đích của một buổi họp báo đó là đưa ra được một thông tin để công chúng biết rõ hơn về những gì sự kiện được nói đến.

Họp báo là gì?

Họp báo tiếng anh là gì? Họp báo trong tiếng Anh là Press Conference. Đây là một phương thức mà doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng.

Vai trò của họp báo như là một chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty. Sự hiện diện của báo chí và các phương tiện truyền thông sẽ giúp việc quảng bá đạt hiệu quả cao hơn. Các sự kiện này giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng, tạo hiệu ứng lan truyền. 

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện còn tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng và đối tác. Các báo chí đăng tải thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm phủ sóng rộng rãi qua các trang mạng xã hội, tạo sự nhận diện trong mắt khách hàng. Từ đó, công chúng dễ dàng tiếp cận và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng

Khi nào cần tổ chức họp báo?

Tổ chức họp báo khi nào?

Họp báo là một sự kiện được tổ chức để cung cấp thông tin cho giới truyền thông và công chúng về các vấn đề quan trọng, mới mẻ hoặc có ảnh hưởng đến hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân. Họp báo là một phương thức truyền thông hiệu quả, giúp tăng sự nhận diện, uy tín và hình ảnh của người tổ chức. Vậy khi nào cần tổ chức họp báo?

Có nhiều trường hợp cần tổ chức họp báo, tùy thuộc vào mục đích và nội dung cần truyền tải. Một số trường hợp thường gặp là:

> Ra mắt thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, chương trình mới của doanh nghiệp. Mục đích của việc này là để quảng bá, giới thiệu và thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác và cộng đồng.

> Thông báo về các thay đổi thông tin liên quan đến doanh nghiệp, tổ chức, ví dụ về họp báo về sự rời đi hoặc bổ sung của một ủy viên ban quan trị mới, tiết lộ một cơ sở sản xuất mới, công bố lợi nhuận, tin tức và/hoặc tranh cãi. Mục đích của việc này là để cập nhật, minh bạch và giải thích cho công chúng biết về tình hình và hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức.

> Giải quyết các khủng hoảng truyền thông như vấn đề scandal, đính chính hoặc xác nhận thông tin. Mục đích của việc này là để bảo vệ danh tiếng, hình ảnh và lợi ích của doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân, cũng như làm rõ sự thật và ngăn chặn những thông tin sai lệch, tiêu cực.

Quy trình tổ chức họp báo

Quy trình tổ chức họp báo chuẩn

Quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp bao gồm các bước sau:

Tổ chức họp báo cần chuẩn bị những gì?

> Kế hoạch chi tiết

Kế hoạch chi tiết bao gồm các công việc như: lập danh sách khách mời, gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu, thiết bị, trang trí, nhân sự, v.v. Ngoài ra bạn còn cần lập bảng dự trù chi phí tổ chức họp báo bao gồm các khoản như: thuê địa điểm, in ấn, quảng cáo, thuê nhân viên, v.v. Kế hoạch và dự trù chi phí cần được thực hiện một cách hợp lý và tiết kiệm.

> Nội dung họp báo

Bạn cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp báo là gì, thông tin cần truyền đạt là gì, và đối tượng mà bạn muốn tiếp cận là ai. Bạn cũng cần lên kế hoạch cho nội dung họp báo, bao gồm các phần giới thiệu, trình bày, thảo luận và kết thúc. Bạn cũng nên chuẩn bị một bản tóm tắt nội dung họp báo và gửi cho các phóng viên trước khi họp báo diễn ra.

Địa điểm tổ chức họp báo

Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm tổ chức họp báo là một yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng cho khán giả và báo chí. Một địa điểm tốt cần phải đảm bảo các tiêu chí sau:

• Phù hợp với nội dung và mục đích của họp báo. Ví dụ, nếu họp báo về một sản phẩm mới, có thể chọn địa điểm liên quan đến sản phẩm đó, như nhà máy, cửa hàng, showroom, v.v. Nếu họp báo về một sự kiện quan trọng, có thể chọn địa điểm có ý nghĩa lịch sử, văn hóa, chính trị, v.v. Nếu họp báo về một vấn đề xã hội, có thể chọn địa điểm có liên quan đến vấn đề đó, như trường học, bệnh viện, trung tâm cộng đồng, v.v. Hiện nay, phổ biến nhất vẫn là tổ chức họp báo tại các trung tâm sự kiện, hội nghị.
• Thuận tiện cho việc di chuyển và giao thông. Địa điểm cần nằm ở vị trí dễ tìm, gần các tuyến đường chính, có chỗ đỗ xe, có phương tiện công cộng, v.v. Điều này giúp cho khán giả và báo chí có thể đến đúng giờ và không bị mất thời gian trong quá trình di chuyển.
• Đủ không gian và tiện nghi cho việc tổ chức. Địa điểm cần có đủ chỗ ngồi cho khán giả và báo chí, có bục phát biểu, bàn ghế, máy chiếu, màn hình, micro, loa, v.v. Địa điểm cũng cần có không gian cho việc trưng bày sản phẩm, tài liệu, banner, poster, v.v. Ngoài ra, địa điểm cũng cần có phòng chờ, phòng họp, phòng ăn, nhà vệ sinh, v.v. cho nhu cầu của khách mời và nhân viên tổ chức.
• Thẩm mỹ và chuyên nghiệp. Địa điểm cần được trang trí đẹp mắt, sạch sẽ, thoáng mát, có ánh sáng và màu sắc hợp lý, có hệ thống âm thanh và hình ảnh tốt, v.v. Địa điểm cũng cần có thiết kế backdrop họp báo hay dùng màn hình chiếu để tạo hiệu ứng và tăng tính nhận dạng cho họp báo. Địa điểm cũng cần có nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, thân thiện và nhiệt tình. 

> Danh sách khách mời

Danh sách khách mời phải được lựa chọn kỹ lưỡng, phù hợp với mục đích, nội dung và đối tượng của họp báo. Một số nguyên tắc chung khi lập danh sách khách mời là:

• Khách mời phải có liên quan đến chủ đề của họp báo, có thể là những người có chuyên môn, quyền lực, ảnh hưởng hoặc quan tâm đến vấn đề được đề cập.
• Khách mời phải có khả năng đóng góp cho sự thành công của họp báo, có thể là những người có ý kiến, nhận xét, đánh giá, góp ý hoặc hỗ trợ cho tổ chức.
• Khách mời phải có thể tạo ra hiệu ứng lan tỏa, có thể là những người có tầm nhìn, sáng kiến, kinh nghiệm, uy tín hoặc tiếp cận với các phương tiện truyền thông.

Dựa trên những nguyên tắc trên, danh sách khách mời có thể bao gồm các nhóm sau:

1. Nhóm khách mời chính thức: là những người đại diện cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan đến chủ đề của họp báo, như lãnh đạo, quản lý, chuyên gia, nhà nghiên cứu, nhà phát triển, đối tác, khách hàng, v.v.
2. Nhóm khách mời báo chí: là những người làm việc trong các phương tiện truyền thông, như biên tập viên, phóng viên, nhà báo, blogger, vlogger, nhà phê bình, nhà bình luận, v.v. Nhóm này có vai trò quan trọng trong việc đưa tin, phản ánh, phổ biến và tạo dư luận về họp báo.
3. Nhóm khách mời đặc biệt: là những người có đặc điểm, hoàn cảnh, câu chuyện hoặc thành tích nổi bật, liên quan đến chủ đề của họp báo, như những người có tài năng, sáng tạo, khởi nghiệp, vượt khó, gây ấn tượng, v.v. Nhóm này có thể tạo ra sự chú ý, thích thú, cảm hứng và tương tác cho họp báo.

Tùy theo từng quy mô, mục tiêu và cách tổ chức họp báo, danh sách khách mời có thể được điều chỉnh, bổ sung hoặc rút gọn cho phù hợp. 

> Tài liệu họp báo

Bạn cần soạn thảo và in ấn các tài liệu hỗ trợ cho họp báo, như thông cáo báo chí, tài liệu tham khảo, hình ảnh, video, biểu đồ, slide, vv. Bạn cũng cần chọn người phát ngôn có khả năng truyền đạt, thuyết phục và xử lý các câu hỏi của báo chí.

> Kịch bản họp báo

Kịch bản tổ chức họp báo có thể bao gồm những phần sau:

1. Phần mở đầu: MC giới thiệu chủ đề, khách mời và thời lượng của họp báo.
2. Phần trình bày: Người phát ngôn trình bày thông tin chính, dẫn chứng và minh họa về chủ đề.
3. Phần hỏi đáp: MC mở phiên hỏi đáp và điều tiết các câu hỏi từ phóng viên. Người phát ngôn trả lời các câu hỏi một cách rõ ràng và chính xác.
4. Phần kết thúc: MC cảm ơn các khách mời, phóng viên và khán giả đã tham gia họp báo. Người phát ngôn tóm tắt lại thông điệp chính và kêu gọi hành động nếu có. MC thông báo kết thúc họp báo và mời mọi người tham gia tiệc nhẹ nếu có.

> Trao đổi với MC, nhân vật chính

Khi tổ chức họp báo, bạn cần trao đổi với MC và nhân vật chính về kịch bản, thời gian và cách trình bày của họp báo. Bạn cần hợp tác với MC để xây dựng một kịch bản hấp dẫn, rõ ràng và có sức thuyết phục. Bạn cũng cần hướng dẫn nhân vật chính về cách trả lời câu hỏi, thể hiện thái độ và ngôn ngữ cơ thể… Bạn nên tập dượt ít nhất một lần trước khi họp báo để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Diễn tập trước khi họp báo

Bước này nhằm chuẩn bị cho buổi họp báo diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Để mang đến cho khách hàng những hình ảnh tốt nhất về sản phẩm và giải quyết các vấn đề của cá nhân, tổ chức một cách tỉ mỉ, ban tổ chức cần phải tổ chức các buổi luyện tập với MC và nhân vật chính. 

Phương pháp này sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro không cần thiết và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng thích hợp cho các sự cố không lường trước có thể xảy ra trong buổi họp báo.

Tiến hành buổi họp báo

Tiến hành buổi họp báo

Sau khi chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung, thời gian và địa điểm cho buổi họp báo, bạn cần làm những việc sau để tiến hành buổi họp báo một cách hiệu quả và chuyên nghiệp:

• Đón tiếp các phóng viên và khách mời đến dự buổi họp báo. Bạn nên có một bảng tên hoặc biển chỉ dẫn để giúp họ tìm đúng chỗ ngồi và tránh nhầm lẫn.
• Giới thiệu sơ lược về chủ đề và mục đích của buổi họp báo. Bạn cũng nên giới thiệu về các đại diện của tổ chức hay cá nhân tổ chức buổi họp báo, cũng như các khách mời quan trọng (nếu có).
• Trình bày nội dung chính của buổi họp báo một cách rõ ràng, ngắn gọn và súc tích. Bạn nên sử dụng các phương tiện truyền thông như slide, video, hình ảnh, biểu đồ, số liệu… để hỗ trợ cho việc truyền đạt thông tin. Bạn cũng nên chú ý đến giọng nói, ngôn ngữ cơ thể và thái độ của mình khi nói chuyện.
• Mở ra không gian cho các phóng viên và khách mời đặt câu hỏi và trao đổi với các đại diện của tổ chức hay cá nhân tổ chức buổi họp báo. Bạn nên lắng nghe và trả lời các câu hỏi một cách tôn trọng, thân thiện và chính xác. Bạn cũng nên tránh những câu trả lời lan man, né tránh hay gây tranh cãi.
• Kết thúc buổi họp báo bằng cách cảm ơn các phóng viên và khách mời đã tham gia và chia sẻ thông tin liên lạc để họ có thể liên hệ với bạn sau này nếu cần. 

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về tổ

Những ai có quyền tổ chức họp báo?

Những ai có quyền tổ chức họp báo?

Theo Luật Báo chí 2016, cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam đều có quyền tổ chức họp báo khi cần thiết. Tuy nhiên, việc tổ chức họp báo phải tuân thủ các quy định về nội dung, thời gian, địa điểm, người chủ trì và cách thức thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước về báo chí. 

Ngoài ra, cơ quan, tổ chức, cá nhân tổ chức họp báo cũng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, khách quan, trung thực của thông tin cung cấp cho báo chí và công chúng. Cơ quan quản lý nhà nước về báo chí có quyền đình chỉ tổ chức họp báo nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc nội dung họp báo có thông tin chống Nhà nước, gây chia rẽ, phá hoại, xúc phạm hoặc gây hoang mang trong dư luận.

Tổ chức họp báo có phải xin giấy phép không?

Tổ chức họp báo có phải xin giấy phép không, theo tìm hiểu của Forevermark, câu trả lời là CÓ.

Trước khi tổ chức họp báo, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:

• Đơn đề nghị tổ chức họp báo, ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, người chủ trì và chức danh của người chủ trì.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư có công chứng.
• Hai thư mời gửi Sở Thông tin và Truyền thông.
• Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo, ví dụ giấy phép biểu diễn, khuyến mãi, kịch bản.

Bạn cần báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24 tiếng đồng hồ trước khi họp báo cho cơ quan quản lý nhà nước về báo chí. Việc họp báo chỉ được tổ chức khi cơ quan quản lý nhà nước về báo chí đồng ý bằng văn bản trong thời gian chậm nhất là 6 tiếng đồng hồ trước khi họp báo.

Nếu bạn tổ chức họp báo trong nước, bạn cần gửi văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Nếu bạn tổ chức họp báo nước ngoài, bạn cần gửi văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Ngoại vụ của địa phương bạn tổ chức họp báo.

Họp báo là một sự kiện quan trọng để phát tán thông tin và quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Để tổ chức một buổi họp báo thành công, bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng từng bước và nắm rõ quy trình tổ chức họp báo. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về họp báo là gì và cách tổ chức họp báo hiệu quả. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này và hẹn gặp lại bạn trong những bài viết tiếp theo của Forevermark nhé! 

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/