Cách tính chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời và lập kế hoạch hiệu quả

Tổ chức tiệc cưới ngoài trời là một lựa chọn ngày càng được nhiều cặp đôi yêu thích bởi sự lãng mạn, độc đáo và gần gũi với thiên nhiên. Tuy nhiên, để có một bữa tiệc hoàn hảo, bạn cần phải tính toán kỹ lưỡng chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời, bao gồm các khoản như thuê địa điểm, trang trí, ẩm thực, âm thanh ánh sáng, dịch vụ chụp ảnh và quay phim, v.v. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời và một số lưu ý khi lựa chọn dịch vụ. Cùng theo dõi nhé!

Chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời gồm những gì?

Chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời gồm những gì?

Chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời là một trong những vấn đề quan trọng mà các cặp đôi sắp cưới cần lên kế hoạch và dự toán kỹ lưỡng. Theo tìm hiểu của Forevermark, chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời trung bình vào khoảng 1.000.000 – 2.500.000 đồng/khách, trong khi chi phí tổ chức tiệc cưới trong nhà trung bình là 300.000 – 800.000 đồng/khách. Mức chênh lệch vào khoảng 2-3 lần.

Cụ thể, chi phí tổ chức đám cưới ngoài trời gồm những hạng mục sau:

Địa điểm

Địa điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời

Dù bạn tổ chức tiệc cưới ở ngoài trời hay trong nhà, việc lựa chọn địa điểm phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của buổi tiệc. Các địa điểm rộng lớn và thoáng đãng như sân vườn, công viên, bãi biển, hồ bơi hoặc một khu đất trống có nhiều cây xanh… đều có thể được cân nhắc, miễn là nơi đó có khung cảnh đẹp và phù hợp với không gian mà bạn muốn tạo ra cho tiệc cưới.

Khoản chi phí cho việc thuê địa điểm thường nằm trong khoảng từ 15.000.000đ – 50.000.000đ. Nếu địa điểm cưới ngoài trời xa thành phố, còn phải tính thêm chi phí di chuyển, ăn ở cho cô dâu chú rể và khách mời.

Một cách để tiết kiệm chi phí là lựa chọn thuê vào những ngày trong tuần, dù điều này có thể gây ra một số bất tiện cho khách mời. Tuy nhiên, nếu bạn chọn thuê vào cuối tuần hoặc vào mùa cao điểm, giá thuê có thể tăng lên đáng kể, thậm chí có thể gấp đôi hoặc gấp rưỡi.

>>> Có thể bạn muốn biết: Kinh nghiệm thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới đầy đủ và chi tiết nhất

Trang trí tiệc cưới

Trang trí tiệc cưới ngoài trời

Trang trí cho một tiệc cưới ngoài trời không phải là một công việc dễ dàng, đòi hỏi sự sáng tạo hơn so với việc tổ chức tiệc cưới tại các trung tâm đã có sẵn các lựa chọn khung. Giá trung bình thường rơi vào khoảng 30.000.000đ và có thể tăng lên nếu cô dâu và chú rể có những yêu cầu đặc biệt. 

Gói trang trí bao gồm các mục như photo booth, sân khấu, backdrop, bàn gallery, âm thanh và ánh sáng… Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí cho mục này, bạn có thể tự mình trang trí cho tiệc cưới của mình, điều này không chỉ thể hiện được phong cách của bạn mà còn mang ý nghĩa. 

Bạn có thể nhờ sự giúp đỡ của bạn bè và sử dụng các vật liệu trang trí thông thường dễ tìm kiếm như hoa giấy, bóng bay, ruy băng, đèn nến… Ngoài ra, bạn có thể tận dụng không gian ngoài trời đẹp để tiết kiệm chi phí hoặc thuê wedding planner để tư vấn và thiết kế.

Tiệc cưới

Menu tiệc cưới ngoài trời

So với tiệc cưới trong nhà, tiệc cưới ngoài trời sẽ tốn kém hơn do phải đối mặt với nhiều khó khăn như bảo quản thực phẩm, phục vụ khách, vận chuyển đồ dùng…Giá tiệc cưới ngoài trời trung bình dao động từ 100 triệu đến 300 triệu đồng, bao gồm cả các dịch vụ đi kèm như trang trí, phục vụ…

Tuy nhiên, cũng có những địa điểm chỉ cho thuê không gian và trang trí mà không cung cấp dịch vụ ăn uống. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải thuê một bên thứ ba để cung cấp các loại tiệc như tiệc nướng, tiệc buffet…với mức chi phí khác nhau.

>>> Tham khảo:

• Thực đơn tiệc cưới buffet ngon miệng, phong phú và tiết kiệm nhất

• Bí quyết tổ chức tiệc cưới buffet hoàn hảo cho ngày trọng đại

Âm thanh ánh sáng

Đây là một hạng mục không thể thiếu trong tiệc cưới ngoài trời, đặc biệt là khi tổ chức vào buổi tối. Âm thanh, ánh sáng giúp tạo không khí vui tươi, sôi động và lung linh cho buổi tiệc. Chi phí cho việc thuê âm thanh, ánh sáng có thể từ 3 triệu đến 8 triệu tùy thuộc vào không gian ngoài trời và thời điểm tổ chức.

Ban nhạc, MC

Đây là những người giúp dẫn dắt và tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ trong tiệc cưới ngoài trời của bạn. Bạn có thể thuê MC chuyên nghiệp hoặc nhờ bạn bè làm MC cho buổi tiệc. Bạn cũng có thể chọn ban nhạc theo sở thích âm nhạc của mình. Chi phí cho MC và ban nhạc có thể từ 5 triệu đến 10 triệu tùy thuộc vào độ nổi tiếng và chất lượng của họ.

Trang phục

Trang phục tham dự tiệc cưới ngoài trời

Trong chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời, chi phí trang phục là một phần không thể thiếu, bao gồm trang phục của cô dâu, chú rể và bố mẹ hai bên. Cụ thể:

• Chi phí cho váy cưới của cô dâu là khoảng 15 triệu đồng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn tùy thuộc vào chất liệu, kiểu dáng và thương hiệu của váy.
• Chi phí cho vest của chú rể là khoảng 10 triệu đồng, cũng có thể dao động tùy theo các yếu tố tương tự như váy cưới.  
• Chi phí cho trang phục của bố mẹ hai bên là khoảng 5 triệu đồng, thường là áo dài hoặc áo khoác truyền thống. 

Bạn có thể chọn mua, thuê hoặc may trang phục tùy theo sở thích, ngân sách hoặc sự thống nhất của hai bên gia đình.

Ngoài ra, chi phí trang phục còn bao gồm các phụ kiện như giày dép, túi xách, nón, khăn quàng, hoa cài áo, vòng cổ, nhẫn, bông tai… Các phụ kiện này có thể tăng thêm chi phí từ 3 triệu đồng đến 10 triệu đồng hoặc cao hơn tùy theo chất lượng của chúng.

Di chuyển

Đây là chi phí để vận chuyển cô dâu, chú rể, khách mời và các vật dụng cần thiết cho tiệc cưới từ nơi ở đến địa điểm tổ chức ngoài trời. Chi phí này phụ thuộc vào khoảng cách, phương tiện và số lượng người di chuyển. Bạn có thể thuê xe hơi, xe buýt, xe máy hoặc sử dụng phương tiện cá nhân để di chuyển. Bạn cũng nên tính đến chi phí xăng, bãi đỗ xe và lưu trú nếu cần.

Chi phí phát sinh

Bạn cũng nên dự phòng một khoản chi phí khoảng 10 – 15% tổng chi phí tiệc cưới ngoài trời để đối phó với những rủi ro có thể xảy ra như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật, hủy bỏ đơn hàng… Bạn cũng có thể thuê một đội ngũ wedding planner chuyên nghiệp để giúp bạn lên kế hoạch và trang trí tiệc cưới ngoài trời một cách hoàn hảo nhất.

Bảng dự trù chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời chi tiết

Tiệc cưới ngoài trời là một lựa chọn tuyệt vời cho những cặp đôi yêu thích thiên nhiên và muốn tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ cho ngày trọng đại của mình. Tuy nhiên, để tổ chức một tiệc cưới ngoài trời thành công, bạn cần phải lập một bảng dự trù chi phí chi tiết và hợp lý, bao gồm các khoản chi phí đã nêu ở trên.

Dưới đây là một ví dụ về bảng dự trù chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời để bạn tham khảo:

Lưu ý: Bảng dự trù chi phí này chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi tùy theo yêu cầu và điều kiện của từng cặp đôi.

Mẹo tối ưu chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời

Tổng hợp tips tối ưu chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời

Tổ chức tiệc cưới ngoài trời là một lựa chọn ngày càng được nhiều cặp đôi yêu thích bởi sự lãng mạn, thoáng đãng và độc đáo của không gian. Tuy nhiên, để có một bữa tiệc thành công và tiết kiệm, bạn cần lưu ý một số mẹo sau:

Lựa chọn dịch vụ tiệc cưới chuyên nghiệp, uy tín

Đây là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo chất lượng và an toàn cho bữa tiệc của bạn. Bạn nên tìm hiểu kỹ về giá tổ chức tiệc cưới ngoài trời trên thị trường, so sánh và tìm hiểu đánh giá của khách hàng trước khi quyết định. Bạn cũng nên tham khảo ý kiến của người thân, bạn bè hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực này để có được những gợi ý hữu ích.

>>> Tham khảo: Top 10+ Trung tâm tiệc cưới Hà Nội uy tín – chất lượng nhất hiện nay

Xác định ngân sách và lên kế hoạch chi tiết

Bằng cách lập kế hoạch cụ thể và xác định ngân sách sẵn có, bạn sẽ có cái nhìn rõ nét về quy mô và tiến trình của một buổi tiệc cưới ngoài trời. Điều này cho phép bạn điều chỉnh để tối đa hóa hiệu quả chi phí, giảm thiểu việc phát sinh các khoản chi tiêu không mong muốn. Cụ thể:

Chọn địa điểm tổ chức phù hợp với khả năng tài chính

Bạn có thể chọn các địa điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời như công viên, vườn hoa, bãi biển, khu nghỉ dưỡng… tùy theo sở thích và khả năng tài chính của bạn. Bạn nên chọn những địa điểm có không gian rộng, thoáng mát, có cây xanh và hoa lá để tạo nên một bầu không khí trong lành và thân thiện. 

Bạn cũng nên chọn những địa điểm có sẵn các dịch vụ như bàn ghế, dù che, nhà vệ sinh, điện nước… để tiết kiệm chi phí thuê thêm. Ngoài ra, bạn cũng nên chọn những địa điểm gần nơi ở của bạn và khách mời để tiết kiệm chi phí di chuyển.

Lên danh sách khách mời

Đối với tiệc cưới ngoài trời, việc kiểm soát khách mời có thể trở nên khó khăn hơn so với tiệc cưới trong nhà. Do đó, việc tạo ra một danh sách khách mời chính xác và theo dõi sự tham gia của khách mời dựa trên danh sách này trong suốt thời gian diễn ra tiệc cưới sẽ giúp bạn giảm thiểu chi phí phát sinh.

Lựa chọn thực đơn phù hợp

Bạn nên chọn menu ẩm thực phù hợp với thời tiết, sở thích và ngân sách của bạn. Bạn có thể chọn những món ăn nhẹ nhàng, dễ tiêu hóa, đa dạng và hấp dẫn cho bữa tiệc ngoài trời. Bạn cũng nên chú ý đến việc bảo quản và phục vụ thức ăn để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.

>>> Xem thêm: Chi phí đám cưới cần bao nhiêu tiền? Bảng dự trù kinh phí đám cưới chi tiết nhất

Cân nhắc vấn đề thời tiết để hạn chế tối đa chi phí rủi ro

Việc tổ chức tiệc cưới ngoài trời phụ thuộc vào điều kiện thời tiết tại nơi bạn sống hoặc dự định tổ chức sự kiện. Điều này đáng để bạn xem xét vì nó có thể tạo ra rủi ro và chi phí phát sinh cho việc chuẩn bị lều, mái che, nhân viên hỗ trợ,… Thời gian lý tưởng nhất để tổ chức một tiệc cưới ngoài trời là vào mùa khô.

Cân nhắc kỹ gói dịch vụ tổ chức sân khấu

Để có một sân khấu hoàn hảo, bạn cần cân nhắc kỹ gói dịch vụ tổ chức sân khấu khi chọn đơn vị cung cấp. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng bạn nên lưu ý:

Thiết kế sân khấu: Bạn nên chọn một gói dịch vụ có thiết kế sân khấu phù hợp với phong cách, chủ đề và ngân sách của bạn. Bạn có thể tham khảo các mẫu thiết kế sân khấu ngoài trời từ các trang web chuyên về tiệc cưới hoặc yêu cầu đơn vị cung cấp tư vấn và thiết kế theo ý tưởng của bạn.

Chất lượng âm thanh và ánh sáng: Bạn nên chọn một gói dịch vụ có đảm bảo chất lượng âm thanh và ánh sáng cho sân khấu. Bạn cần kiểm tra xem đơn vị cung cấp có sử dụng các thiết bị âm thanh và ánh sáng hiện đại, chuyên nghiệp và an toàn hay không. Bạn cũng nên yêu cầu đơn vị cung cấp có nhân viên kỹ thuật điều chỉnh âm thanh và ánh sáng trong suốt buổi tiệc.

Lắng nghe ý kiến từ dịch vụ tư vấn để có kế hoạch phù hợp

Bạn có thể lựa chọn thuê riêng lẻ từ nhiều nhà cung cấp hoặc sử dụng gói dịch vụ tổ chức tiệc cưới ngoài trời từ một công ty chuyên nghiệp. Việc chọn gói dịch vụ sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ tư vấn cho cặp đôi những lựa chọn phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. 

Ngoài ra, bạn nên bắt đầu tìm kiếm và đặt dịch vụ từ sớm, ít nhất là 3-6 tháng trước ngày cưới để có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch chi tiết và điều chỉnh khi cần. Điều này cũng giúp bạn tránh tình trạng giá cả tăng lên trong mùa cưới. Bạn có thể tham khảo gói dịch vụ tổ chức tiệc cưới của Forevermark để có cái nhìn rõ hơn nhé!

Tổ chức tiệc cưới ngoài trời là một ý tưởng tuyệt vời để tạo nên những kỷ niệm đẹp và khó quên cho cặp đôi và khách mời. Tuy nhiên, để có một bữa tiệc thành công, bạn cần phải lên kế hoạch và tính toán chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời một cách hợp lý và khoa học. Bạn cũng cần chú ý đến những yếu tố như thời tiết, an ninh, sức khỏe, v.v. khi lựa chọn địa điểm và dịch vụ. 

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và gợi ý tham khảo để bạn có thể tổ chức một bữa tiệc cưới ngoài trời hoàn hảo. Chúc bạn và người ấy hạnh phúc và trăm năm hòa hợp!

Nếu bạn muốn cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất về các dịch vụ liên quan đến đám cưới, hội nghị, sự kiện…hãy luôn theo dõi Forevermark nhé!

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/