[TỔNG HỢP] Kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới hợp lý và tiết kiệm

Bạn đang muốn tổ chức một bữa tiệc cưới hoàn hảo, nhưng bạn không biết nên đặt bao nhiêu bàn cho khách mời? Bạn lo lắng rằng nếu đặt quá ít bàn sẽ không đủ chỗ cho mọi người, còn nếu đặt quá nhiều bàn sẽ lãng phí tiền bạc và không gian? Đừng lo, bài viết này sẽ chia sẻ với bạn những kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới hợp lý, giúp bạn có một ngày vui trọn vẹn.

Kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới chuẩn

Một trong những vấn đề nan giải khi tổ chức tiệc cưới đó là nên đặt bao nhiêu bàn tiệc cưới? Bạn không muốn đặt bàn quá ít khiến khách hàng không có chỗ ngồi, nhưng bạn cũng không muốn đặt quá nhiều để lãng phí tiền bạc và không gian. Vậy bạn nên làm gì?

Chia sẻ kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới

Dưới đây là một số kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới hợp lý, dựa trên số lượng khách mời, bàn tiệc, thực đơn…Bạn sẽ biết cách ước tính số lượng bàn cần thiết, cách sắp xếp bàn sao cho thuận tiện và thoải mái cho khách hàng, và cách điều chỉnh số lượng bàn theo tình hình thực tế. 

Ước tính số khách mời đám cưới

Lên danh sách khách mời đám cưới

Để ước tính khách dự đám cưới, bạn cần xem xét nhiều yếu tố như ngân sách, không gian, thời gian và sở thích cá nhân. Bạn có thể bắt đầu bằng cách lập một danh sách những người mà bạn muốn mời, bao gồm gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và người quen. Sau đó, bạn có thể phân loại danh sách theo mức độ quan trọng và ưu tiên của mỗi nhóm. 

Bạn cũng nên xem xét khả năng đến dự của mỗi khách mời, dựa trên vị trí địa lý, lịch trình và tình hình sức khỏe. Ngoài ra, bạn cũng nên dự phòng một số khách mời bất ngờ hoặc hủy bỏ vào phút chót.

Cách tính khách mời đám cưới

Bạn chỉ có thể bắt đầu quá trình tổ chức tiệc cưới sau khi đã xác định được số lượng khách mời. Mọi yếu tố của bữa tiệc đều phụ thuộc vào số lượng khách mời. 

Chẳng hạn, việc chọn sảnh tiệc cần phải dựa trên số lượng khách mời. Bạn không thể chọn một sảnh tiệc có sức chứa nhỏ hơn số lượng khách mời. Ngược lại, nếu sảnh quá lớn, nó sẽ tạo ra cảm giác vắng vẻ, thiếu người. 

Cách tính số lượng khách mời đám cưới

Nếu bạn chưa xác định được số lượng khách mời, nhà hàng sẽ không cho phép bạn đặt cọc cho sảnh tiệc. Cách tính số lượng khách mời đám cưới như sau.

Bước 1: Lập danh sách khách mời theo từng nhóm

Bạn có thể chia khách mời thành các nhóm như gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp, người quen, … Bạn nên ghi rõ tên, quan hệ và số điện thoại của mỗi người để tiện liên lạc sau này.

Bước 2: Ước lượng tỷ lệ hủy của mỗi nhóm

Không phải tất cả khách mời đều có thể tham dự được đám cưới của bạn, do có thể có những lý do như bận việc, ốm, đi du lịch, … Bạn nên ước lượng tỷ lệ hủy của mỗi nhóm khách mời dựa trên kinh nghiệm của bản thân hoặc tham khảo ý kiến của người đã từng tổ chức đám cưới. Một số tỷ lệ hủy tham khảo là: gia đình (5%), họ hàng (10%), bạn bè (15%), đồng nghiệp (20%), người quen (25%).

Bước 3: Tính số lượng khách mời dự kiến

Bạn có thể tính số lượng khách mời dự kiến bằng cách nhân số lượng khách mời trong danh sách với (1 – tỷ lệ hủy) của từng nhóm. Ví dụ: nếu bạn có 100 người trong danh sách khách mời gia đình, và tỷ lệ hủy là 5%, thì số lượng khách mời dự kiến là 100 x (1 – 0.05) = 95 người.

Bước 4: Điều chỉnh số lượng khách mời theo ngân sách và sức chứa của địa điểm

Sau khi tính được số lượng khách mời dự kiến, bạn nên so sánh với ngân sách và sức chứa của địa điểm tổ chức đám cưới. Nếu số lượng khách mời quá nhiều so với ngân sách hoặc sức chứa, bạn nên cân nhắc loại bỏ hoặc giảm bớt một số nhóm khách mời ít quan trọng hoặc ít gần gũi. Nếu số lượng khách mời quá ít so với ngân sách hoặc sức chứa, bạn có thể thêm vào một số nhóm khách mời mới hoặc tăng số lượng cho một số nhóm khách mời hiện có.

Bước 5: Gửi thiệp mời và theo dõi phản hồi

Khi đã có danh sách khách mời cuối cùng, bạn nên gửi thiệp mời cho họ ít nhất là 3 tuần trước ngày tổ chức đám cưới. Bạn nên theo dõi phản hồi của khách mời và cập nhật lại danh sách khách mời theo thời gian. Bạn cũng nên nhắc nhở lại khách mời một tuần trước ngày tổ chức đám cưới để đảm bảo họ không quên hay có thay đổi kế hoạch.

Số lượng người/bàn tiệc

Số lượng người/bàn tiệc là một yếu tố quan trọng khi tổ chức một bữa ăn. Nó ảnh hưởng đến không gian, thực đơn, chi phí và không khí của bữa tiệc. Tùy thuộc vào mục đích và phong cách của bữa tiệc, số lượng người/bàn tiệc có thể khác nhau. Một số gợi ý cho bạn là:

• Nếu bạn muốn tổ chức một bữa ăn tại nhà, bạn có thể chọn bàn 6 người. Đây là số lượng phù hợp cho một gia đình hoặc một nhóm bạn thân. Bạn có thể dễ dàng trò chuyện, chia sẻ và thưởng thức các món ăn mà không cần di chuyển nhiều. Bạn cũng có thể dễ dàng sắp xếp và trang trí bàn ăn theo ý thích của bạn.
• Nếu bạn muốn tổ chức một bữa ăn ở quê, bạn có thể chọn bàn 6 người hoặc bàn 8 người. Đây là số lượng phổ biến trong các bữa ăn truyền thống của người Việt Nam. Bạn có thể cùng nhau thưởng thức các món ăn đặc sản của vùng miền, cảm nhận sự ấm cúng và gần gũi của gia đình và hàng xóm. Bạn cũng có thể tận dụng không gian rộng rãi và thoáng mát của quê hương để tổ chức các hoạt động vui chơi sau bữa ăn.
• Nếu bạn muốn tổ chức một bữa ăn tại nhà hàng, bạn có thể chọn bàn 8 người hoặc bàn 10 người. Đây là số lượng phù hợp cho một bữa tiệc lớn, như sinh nhật, kỷ niệm, liên hoan hay hội nghị, tiệc cưới. Bạn có thể chọn các món ăn đa dạng và phong phú, được phục vụ bởi nhân viên chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn cũng có thể tạo ra không khí sôi động và vui vẻ cho bữa tiệc bằng cách sử dụng âm thanh, ánh sáng và trang trí theo chủ đề.

Chốt thực đơn cưới

Hình ảnh tham khảo về Thực đơn tiệc cưới

Số lượng món

Số lượng món ăn trong thực đơn cưới có thể dao động tùy theo nhiều yếu tố, nhưng một số gợi ý chung là:

• Nếu bạn tổ chức tiệc cưới vào buổi sáng hoặc trưa, bạn có thể chọn từ 5 đến 7 món ăn, bao gồm các món nhẹ, canh, món chính và tráng miệng.
• Nếu bạn tổ chức tiệc cưới vào buổi chiều hoặc tối, bạn có thể chọn từ 7 đến 10 món ăn, bao gồm các món khai vị, canh, món chính, tráng miệng và bánh cưới.
• Nếu bạn tổ chức tiệc cưới theo kiểu buffet, bạn có thể chọn từ 10 đến 15 món ăn, bao gồm các loại salad, mì, cơm, thịt, hải sản, rau củ và tráng miệng.

Bạn nên chọn những món ăn đa dạng về màu sắc, hương vị và dinh dưỡng, để tạo sự hấp dẫn và cân bằng cho bữa ăn. Bạn cũng nên tránh những món quá nặng, quá cay hoặc quá ngọt, để khách mời không bị ngán hoặc khó tiêu. Bạn có thể tham khảo các ý tưởng thực đơn tiệc cưới từ các nguồn khác nhau hoặc tư vấn với nhà hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiệc cưới để có được sự lựa chọn tốt nhất cho ngày vui của bạn.

Chi tiết các món ăn trong thực đơn

Một số lưu ý khi chọn thực đơn cưới là:

• Xem xét sở thích, khẩu vị và văn hóa ẩm thực của hai bên gia đình và khách mời. Bạn có thể hỏi ý kiến của người thân hoặc nhà hàng để có được gợi ý phù hợp.
• Nên cân bằng giữa các loại thịt, hải sản, rau củ và tráng miệng. Bạn nên có ít nhất một món chay và một món không có dầu mỡ cho những người ăn kiêng hoặc có vấn đề sức khỏe.
• Bạn nên chọn những món ăn đơn giản nhưng ngon, dễ ăn và dễ phục vụ. Bạn nên tránh những món ăn quá cầu kỳ, lạ miệng hoặc khó tiêu.
• Tính toán số lượng và chi phí của từng món ăn theo số lượng khách mời và ngân sách của bạn. Bạn nên dự phòng thêm 10% số lượng và chi phí để tránh thiếu hụt hoặc lãng phí.

Một ví dụ về thực đơn cưới gồm 7 món ăn là:

• Món khai vị: Gỏi ngó sen tôm thịt
• Món chính : Thịt heo quay, Cá chẽm sốt dầu hào, Gà nấu nấm, Rau muống xào tỏi, Xôi hạt sen.
• Món tráng miệng: Chè bưởi 

Khẩu phần mỗi món

Khẩu phần mỗi món sẽ ứng với số người tham dự tiệc cưới. Ví dụ, nếu bạn có 10 người ở một bàn, thì ngoài số lượng món ăn, bạn cũng phải chú ý đến kích thước của đĩa thức ăn hay khối lượng của thức ăn. Bạn không nên để bàn 10 người có cùng số món và số lượng thức ăn như bàn 6 người, vì điều đó sẽ khiến khách mời cảm thấy thiếu thốn và không được tôn trọng.

Để xác định khẩu phần mỗi món, bạn có thể tham khảo các bước sau:

Bước 1: Xác định số lượng khách mời và số bàn tiệc. Bạn nên làm danh sách khách mời trước và gửi thiệp mời sớm để có thể biết được số lượng khách chắc chắn sẽ đến dự.

Bước 2: Lựa chọn nhà hàng hoặc địa điểm tổ chức tiệc cưới. Bạn nên chọn nhà hàng có uy tín, chất lượng dịch vụ tốt, không gian rộng rãi và thoáng mát. Bạn cũng nên xem xét giá cả, điều kiện hợp đồng và các ưu đãi của nhà hàng.

Bước 3: Tham khảo các gói thực đơn cưới của nhà hàng hoặc tự tạo thực đơn theo ý muốn. Bạn nên chọn những món ăn phù hợp với mùa, vùng miền, sở thích của bạn và khách mời. Bạn cũng nên cân bằng giữa các loại thức ăn như rau, thịt, hải sản, canh, tráng miệng… để đảm bảo dinh dưỡng và hấp dẫn.

Bước 4: Tính toán khẩu phần cho mỗi món theo số người và số bàn. Bạn có thể hỏi ý kiến của nhà hàng hoặc các chuyên gia về việc này. Một số nguyên tắc cơ bản là:

• Mỗi người nên được ăn từ 4 đến 6 loại món.
• Mỗi loại món nên có từ 100 đến 150 gram.
• Mỗi bàn nên có từ 6 đến 8 loại món.
• Mỗi loại món nên có từ 600 đến 1200 gram.

Tùy vào loại món và kích thước của đĩa, bạn có thể điều chỉnh khẩu phần cho phù hợp. Bạn cũng nên để dành một ít thức ăn dự phòng trong trường hợp có khách bất ngờ hoặc khách ăn nhiều hơn dự kiến.

Sử dụng bàn tiệc dự bị

Sử dụng bàn tiệc dự bị là một cách thông minh để tổ chức tiệc cho nhiều người. Bằng cách này, bạn có thể linh hoạt trong việc điều chỉnh số lượng bàn tiệc theo nhu cầu thực tế của khách mời, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt. 

Ví dụ, nếu bạn tính số lượng khách mời là 80 mâm, bạn có thể đặt 80 mâm, hoặc chỉ đặt 70 mâm và để dành 5-10 mâm dự bị. Nếu bạn đặt 80 mâm, bạn sẽ phải trả tiền cho tất cả các mâm, kể cả khi có khách không đến hoặc đến ít hơn dự kiến. Nếu bạn chỉ đặt 70 mâm và có mâm dự bị, bạn sẽ tiết kiệm được một ít tiền cho những mâm không sử dụng, và vẫn đảm bảo đủ bàn tiệc cho khách trong trường hợp số lượng khách vượt quá tính toán ban đầu. 

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý rằng số lượng mâm dự bị không nên quá nhiều hoặc quá ít, để tránh gây phiền toái cho nhà hàng hoặc cho khách hàng. Bạn nên dựa vào kinh nghiệm và thống kê của nhà hàng để chọn số lượng mâm dự bị phù hợp.

Đám cưới nên mời những ai?

Đám cưới nên mời những ai?

Đám cưới là một sự kiện quan trọng trong cuộc đời của mỗi người, nên việc mời những ai đến dự là một vấn đề cần được suy nghĩ kỹ lưỡng. Một số người thích tổ chức đám cưới lớn, mời nhiều người thân, bạn bè, đồng nghiệp và đối tác. Một số người lại thích tổ chức đám cưới nhỏ, chỉ mời những người thân thiết và quan trọng nhất. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn khách mời cho đám cưới, như ngân sách, không gian, phong tục và sở thích cá nhân. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn quyết định:

• Gia đình: Đây là nhóm người quan trọng nhất và không thể thiếu trong đám cưới của bạn. Bạn nên mời anh chị em, ông bà, chú bác, cô dì và các anh chị em họ của cả hai bên. Nếu bạn có quan hệ tốt với họ hàng xa, bạn cũng có thể mời họ tham gia. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn đám cưới quá đông đúc, bạn có thể chỉ mời những người họ hàng gần gũi và thường xuyên liên lạc.
• Bạn bè: Bạn bè là những người sẽ chia sẻ niềm vui và buồn với bạn trong cuộc sống, nên việc mời họ đến dự đám cưới là một cách để tri ân và thể hiện tình cảm của bạn. Bạn nên mời những người bạn thân nhất, những người đã ủng hộ và giúp đỡ bạn trong quá trình yêu đương và chuẩn bị cho đám cưới. Ngoài ra, bạn cũng có thể mời những người bạn từ thời học sinh, sinh viên hoặc làm việc chung, nếu bạn có quan hệ tốt với họ.
• Đồng nghiệp và đối tác: Đây là nhóm người có thể khó quyết định nhất, vì bạn có thể không muốn mang công việc vào cuộc sống riêng tư của mình. Tuy nhiên, nếu bạn có một mối quan hệ thân thiện và tôn trọng với đồng nghiệp hoặc đối tác của mình, bạn có thể mời họ đến dự đám cưới để duy trì và phát triển quan hệ. Bạn nên lựa chọn những người có ảnh hưởng tích cực đến công việc của bạn, những người đã hợp tác và hỗ trợ bạn trong các dự án hoặc những người có tiềm năng làm việc chung với bạn trong tương lai.
• Người khác: Ngoài ba nhóm người trên, bạn cũng có thể mời một số người khác mà bạn cho rằng có thể tham gia vào ngày trọng đại của mình. Đó có thể là những người đã giúp đỡ hoặc ảnh hưởng tích cực đến cuộc sống của bạn, như giáo viên, huấn luyện viên, bác sĩ, luật sư hoặc nhà tài trợ… Bạn cũng có thể mời những người mà bạn muốn làm quen hoặc gây ấn tượng, như những người nổi tiếng, những người có quyền lực hoặc những người có thể mang lại cơ hội cho bạn.

Tóm lại, việc mời những ai đến dự đám cưới là một quyết định cá nhân của bạn và người bạn đời. Bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng và lựa chọn những người mà bạn thực sự muốn chia sẻ niềm hạnh phúc và tình yêu của mình. Bạn cũng nên tôn trọng ý kiến của người bạn đời và gia đình của cả hai bên.

Hy vọng với những kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới trên, bạn sẽ có được một buổi tiệc cưới hoàn hảo và ấn tượng. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc tư vấn, hãy liên hệ với Forevermark qua số điện thoại hoặc email dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ bạn với chất lượng tốt nhất. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này và chúc bạn một ngày vui vẻ!

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/