Những rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là một công việc đầy thách thức và rủi ro. Từ việc lên kế hoạch cho đến thực hiện, có rất nhiều điều có thể xảy ra không như mong muốn. Hãy cùng tìm hiểu những rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách để giảm thiểu chúng trong bài viết này với Forevermark nhé!

Rủi ro khi tổ chức sự kiện là gì?

Rủi ro khi tổ chức sự kiện là gì?

Rủi ro khi tổ chức sự kiện là những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và ảnh hưởng đến diễn biến của sự kiện. Các rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể do nhiều yếu tố khác nhau gây ra, bao gồm kỹ thuật thiết bị sự kiện, an toàn thiết bị sự kiện, quản lý an ninh nội bộ, kẻ xâm nhập từ bên ngoài, trẻ em, thực phẩm và chất lượng tiệc cùng các yếu tố khác. Do đó, việc lập phương án dự phòng cho những tình huống không mong muốn là một kỹ năng rất quan trọng.

Các phương án dự phòng rủi ro cho sự kiện

Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đơn vị tổ chức sự kiện cần có một kế hoạch dự phòng để xử lý kịp thời khi rủi ro xuất hiện. Việc này giúp giảm thiểu ảnh hưởng của rủi ro đến sự kiện đang diễn ra. 

Lập kế hoạch dự phòng

Việc lập kế hoạch dự phòng là một thực tế thông dụng được áp dụng rộng rãi trong tổ chức sự kiện. Ngoài việc lên kế hoạch cho diễn biến của sự kiện, Event Manager cũng cần lập kế hoạch dự phòng để đối phó với các rủi ro có thể xảy ra. 

Để đảm bảo tính chính xác của các dự đoán, Event Manager cần trả lời các câu hỏi liên quan đến các vấn đề có thể xảy ra, như thời tiết trong ngày diễn ra sự kiện, khả năng có người xuất hiện ngoài khách mời, an toàn cho trẻ em và khả năng xử lý nhanh chóng các sự cố về thiết bị.

Việc xác định chính xác các khả năng và tình huống có thể xảy ra giúp bạn đưa ra các phương án dự trù về nhân lực, thiết bị thay thế và thiết kế riêng biệt để xử lý. Điều này bao gồm việc trang bị các thiết bị và vật dụng cần thiết để đối phó với thời tiết bất lợi.

Tiên đoán dựa trên sự kiện tương tự

Đối với những rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra, bạn có thể dựa vào kinh nghiệm từ các sự kiện tương tự để dự đoán và so sánh. Từ đó, rút ra kinh nghiệm và chuẩn bị phương án ứng phó với các tình huống đã phát sinh trước đó. Tuy nhiên, đối với các rủi ro chưa từng xuất hiện, việc xử lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn.

Những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện và cách xử lý

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về các rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện, Forevermark xin giới thiệu top 11 rủi ro thường xảy ra. Điều này giúp quý khách hàng có thể cùng đơn vị tổ chức sự kiện khắc phục nếu không may rủi ro xuất hiện.

Rủi ro về tài chính 

Rủi ro về tài chính khi tổ chức sự kiện

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần lập kế hoạch dự trù kinh phí sự kiện một cách tỉ mỉ và chi tiết để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào và phù hợp với ngân sách được phép. Để đảm bảo hiệu quả, người tổ chức cần thực hiện các bước sau:

1. Xem kỹ nội dung bản kế hoạch tổ chức để đảm bảo đúng với yêu cầu của cấp trên hoặc khách hàng.
2. Xác định phong cách thiết kế sự kiện chủ đạo.
3. Liệt kê những vật dụng và hạng mục cần có, gồm đơn giá, số lượng, nhà cung cấp và chất lượng để dự trù sơ lược kinh phí cho sự kiện.
4. Dự trù một khoản chi phí cho những rủi ro phát sinh ngoài ý muốn.

>>> Chi tiết: [Mới] Bí quyết dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thành công

Phát sinh thừa/thiếu khách mời

Đây là một trong những rủi ro trong tổ chức sự kiện thường gặp và cần được xử lý khéo léo để không ảnh hưởng đến thành công của sự kiện.

• Nếu số lượng khách tham dự quá ít so với dự kiến, bạn có thể gọi điện thông báo lại với khách mời và thu hẹp không gian tổ chức để tạo cảm giác đông khách hơn. Nếu là sự kiện cộng đồng, có thể cân nhắc mở cửa tự do.
• Nếu số lượng khách mời quá đông, bạn có thể yêu cầu nhà hàng bố trí thêm bàn ghế cho số lượng khách vượt dự kiến. Nếu là sự kiện mở cửa tự do, bạn có thể ngừng nhận khách và phân chia nhỏ lượng người cho các hoạt động để tránh tập trung ở khu vực chính.

Dù có cách xử lý nào đi nữa cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót và phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Do đó, cách tối ưu nhất để kiểm soát khách mời hiệu quả là gọi điện xác nhận sự có mặt của họ sau khi gửi thư mời. Trước ngày diễn ra sự kiện 2 ngày, ban tổ chức nên gọi xác nhận lại tình trạng khách mời để có danh sách khách mời chính xác nhất.

Rủi ro về thiết bị của sự kiện

Rủi ro về thiết bị có thể xảy ra trong sự kiện

Rủi ro về thiết bị có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình. Chỉ cần một trục trặc nhỏ như mất điện hay mất tiếng trên sân khấu cũng có thể khiến chương trình dừng lại và làm khách tham dự cảm thấy khó chịu. Điều này không chỉ khiến họ phải chờ đợi mà còn làm mất mạch cảm xúc mà bạn đang xây dựng cho sự kiện.

Đối với các thiết bị điện như âm thanh và ánh sáng, bạn cần lưu ý đấu một tủ điện dự phòng để khi có sự cố mất điện vẫn có thể duy trì được thêm vài phút. Đối với hệ thống màn hình LED, bạn cần có một máy tính hoặc laptop đủ khoẻ để tránh tình trạng treo máy hay sập nguồn, cùng với đó là vài laptop sẵn sàng để dự phòng cho những sự cố không mong muốn.

Rủi ro trong quản lý an ninh nội bộ 

Trong sự kiện, do ảnh hưởng của bia rượu và sự giao tiếp giữa nhiều người, có thể xảy ra va chạm và mâu thuẫn giữa các bên. Có khả năng khách mời sử dụng chất kích thích. Vì vậy, cần có đội ngũ bảo an túc trực ở các vực để giám sát và can thiệp kịp thời, tránh xảy ra ẩu đả hoặc sử dụng chất kích thích và chất cấm trong sự kiện. Nếu không, bạn có thể đối mặt với những rủi ro pháp lý.

Điều kiện thời tiết ngoài ý muốn

Thời tiết xấu là một vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện và có thể ảnh hưởng đến chất lượng chương trình. Là rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà, điều này chỉ gây khó khăn cho khách mời khi đến và ra về. Tuy nhiên, đây là một trong những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời lớn và có thể đối mặt với những nguy cơ như đổ sập, chập điện hoặc cháy nổ khi trời mưa.

Do đó, khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần cập nhật dự báo thời tiết liên tục trong vòng 7 ngày trước sự kiện để lên kế hoạch phù hợp. Đảm bảo có mái che và nhà giàn để che mưa và nắng. Trong trường hợp có sấm chớp mạnh, có thể chuẩn bị cột thu lôi.

Rủi ro về an toàn phòng cháy chữa cháy

Việc sử dụng pháo điện, pháo sáng và hiệu ứng khói trong sự kiện để tạo điểm nhấn và làm cho chương trình trở nên hoành tráng hơn là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, việc sử dụng các thiết bị này hoặc bình khói lạnh có thể gây nguy cơ bỏng lạnh hoặc bỏng nóng, rất nguy hiểm. Để phòng tránh nguy cơ cháy nổ do không biết cách sử dụng, hãy để các chuyên gia hiệu ứng thực hiện vì đó là chuyên môn của họ để đảm bảo an toàn.

Rủi ro ngộ độc thực phẩm

Ngộ độc thực phẩm là một rủi ro khi tổ chức sự kiện có ăn uống. Để đảm bảo thực phẩm tươi ngon và đạt chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm, hãy chọn những nhà hàng hoặc khách sạn cao cấp làm nơi tổ chức. Nếu ngân sách không cho phép, hãy kiểm tra kỹ món ăn trước khi ra món và đảm bảo nhà hàng có giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm.

Một rủi ro khác về thực phẩm là việc đồ ăn lên chậm hoặc quá nguội khiến khách mời không hài lòng. Để tránh điều này, người tổ chức nên chuẩn bị kịch bản cho nhà hàng, yêu cầu họ thời gian lên món cụ thể và đảm bảo chất lượng món ăn (đồ mới và nóng hổi).

Địa điểm tổ chức sự kiện

Rủi ro về địa điểm tổ chức sự kiện

Rủi ro về địa điểm tổ chức sự kiện là việc lựa chọn địa điểm quá chật hẹp hoặc ở ngoại ô với tình trạng giao thông không tốt, ảnh hưởng đến thành công của sự kiện. Do đó, trước khi tổ chức sự kiện, bạn cần tìm hiểu mục đích của sự kiện và số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm phù hợp. Nếu thời tiết không cho phép, nên tổ chức trong nhà thay vì ngoài trời.

Vấn đề quản lý thời gian 

Phân bổ thời gian chương trình chưa hợp lý là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện, đặc biệt đối với những người mới. Do không tính toán thời lượng mỗi tiết mục, chương trình có thể quá ngắn hoặc quá dài, khiến sự kiện bị loãng hoặc kết thúc quá sớm, không tạo được điểm nhấn. Để tránh tình trạng này, hãy chạy thử chương trình vài lần trước ngày tổ chức để điều chỉnh kịp thời.

Hành vi gây hấn quá khích của khán giả

Rủi ro về xô xát hoặc mâu thuẫn giữa các khách mời thường xảy ra trong những sự kiện có quy mô từ 50 người trở lên và có hơi men. Để giải quyết vấn đề này, cần bố trí lực lượng an ninh để giám sát và kịp thời can ngăn, xử lý những tình huống gây gổ có thể xảy ra trong sự kiện.

Rủi ro khi sự kiện quá nhiều trẻ em

Một trong những vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện có trẻ em là không lường hết những rủi ro có thể xảy ra, chẳng hạn như trẻ bị lạc hoặc sự cố trong các hoạt động. Đối với những sự kiện cho trẻ em, ban tổ chức cần lưu ý những điều sau:

• Nhắc nhở phụ huynh trông chừng bé cẩn thận
• Lắp đặt hệ thống loa phát thanh để xử lý kịp thời khi trẻ bị lạc
• Giám sát và khóa cẩn thận khu vực có điện
• Đặt các thiết bị xa tầm với của trẻ
• Tạo một vài khu vui chơi dành riêng cho trẻ.

Dù tổ chức sự kiện trong nhà, ngoài trời hay online thì đều có thể xảy ra rủi ro. Những người tổ chức sự kiện thường tìm kiếm thông tin về các từ khóa như “rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà”, “rủi ro khi tổ chức sự kiện online”, “những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời”… để hạn chế và ứng phó với rủi ro. Để giải quyết vấn đề này, hãy cùng tìm hiểu về quản trị rủi ro trong phần tiếp theo.

Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

Quản trị rủi ro thực sự là một phần quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, giúp xác định các rủi ro có thể xảy ra và đưa ra các giải pháp để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng. Một quy trình quản trị rủi ro hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích như giảm thiểu sự không chắc chắn liên quan đến sự kiện, tăng tính minh bạch cho tất cả các bên liên quan, cải thiện giao tiếp và phối hợp giữa các bên liên quan và chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện bất lợi.

Quản trị rủi ro trong sự kiện bao gồm các bước sau :

1. Xác định rủi ro : Tìm ra những rủi ro tiềm ẩn có thể gây ảnh hưởng đến sự kiện. Điều này bao gồm việc xem xét các yếu tố như an ninh, sức khỏe, thiên tai, kỹ thuật, giao thông và nhiều hơn nữa.
2. Đánh giá rủi ro : Xác định mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của các rủi ro đã được xác định. Điều này giúp định hướng ưu tiên và tập trung vào những rủi ro quan trọng nhất.
3. Ngăn ngừa rủi ro : Đưa ra các giải pháp để giảm thiểu tác động của rủi ro. Điều này có thể bao gồm việc áp dụng các biện pháp an ninh, đảm bảo an toàn thực phẩm, chuẩn bị kỹ thuật và công nghệ và nhiều hơn nữa.
4. Đối phó với rủi ro : Xác định các biện pháp ứng phó và kế hoạch khẩn cấp trong trường hợp xảy ra các rủi ro không mong muốn. Điều này đảm bảo rằng có sẵn các giải pháp và tài nguyên để đối phó với tình huống bất ngờ.
5. Giám sát và đánh giá : Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các biện pháp quản lý rủi ro. Điều này giúp cải tiến quy trình quản lý rủi ro và học hỏi từ kinh nghiệm trước đó.

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, bạn có thể thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn lên kế hoạch, kiểm soát và giám sát quá trình tổ chức sự kiện. Với kinh nghiệm và chuyên môn của họ, họ sẽ giúp bạn đối phó với các rủi ro tiềm ẩn một cách hiệu quả hơn.

Forevermark tự hào là một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với hơn 8 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một sự kiện hoàn hảo và thành công nhất.

Với thế mạnh về kinh nghiệm, dịch vụ và cơ sở vật chất, Forevermark sẵn sàng cùng các doanh nghiệp lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, chất lượng nhất cũng như hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị rủi ro khi tổ chức sự kiện. Chúng tôi giúp quý khách hàng truyền tải thông điệp ý nghĩa, nâng cao thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ SỰ KIỆN FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/