[Mới] Bí quyết dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thành công

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Từ việc thuê địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng đến chi phí cho các hoạt động và tiệc tùng, một kế hoạch tài chính chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Hãy cùng khám phá những bước để lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả trong bài viết này cùng Forevermark nhé!

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là việc ước lượng chi phí cho từng công việc sắp diễn ra để có thể chuẩn bị, dự trù và xin kinh phí. Nếu có những công việc chưa được ghi trong kế hoạch thì cũng có thể triển khai dựa vào việc chi tiêu.

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được lập ra để thống kê rõ ràng và cụ thể các hạng mục công việc hoặc số lượng hàng hóa, thông tin về sản phẩm bao gồm số lượng, đơn giá, thành tiền,… để thể hiện đầy đủ thông tin và kinh phí cần dự trù. 

Khi lập bảng dự trù kinh phí sự kiện cần có chữ ký và họ tên của người lập bảng và chỉ có giá trị khi được phê duyệt và đồng ý của lãnh đạo cấp trên. Việc này giúp những người liên quan hình dung được những khoản kinh phí mà họ cần chi cho một kế hoạch, sự kiện hoặc công việc nào đó.

Việc tính toán kinh phí có thể không chính xác 100% nhưng lại mang tính ước lượng tương đối giúp tổ chức hoặc cá nhân liên quan dự trù được kinh phí mà họ cần chi trả. Tùy vào mục đích sử dụng của mỗi cá nhân hoặc tổ chức mà có sự đa dạng về nội dung và có thể tự điều chỉnh mẫu bảng dự trù kinh phí cho event sao cho phù hợp với mục đích sử dụng.

Bảng dự trù kinh phí sẽ liệt kê cụ thể những thứ cần chuẩn bị, số lượng cụ thể, giá cả dự trù chi tiết. Người chuẩn bị sự kiện chỉ cần mua đủ số lượng đã được thể hiện trong bảng.

Hướng dẫn xây dựng bảng dự trù kinh phí sự kiện

4 giai đoạn xây dựng bảng dự trù kinh phí sự kiện

Để giúp bạn có thể lập được bảng chi phí tổ chức sự kiện hợp lý, khoa học hãy cùng tìm hiểu qua 4 giai đoạn cơ bản sau : 

Giai đoạn 1: Nghiên cứu và nắm bắt kế hoạch tổ chức sự kiện

Dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì những người tổ chức sự kiện cần nhận thức được tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí. 

Trước khi lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện, bạn cần nghiên cứu và nắm chắc nội dung và những gì cần chuẩn bị. Việc xác định được những yếu tố căn bản trước khi lập bảng sẽ giúp người lập chủ động biết được cần triển khai cái gì, thực hiện ra sao và cụ thể cần thực hiện những hạng mục gì cần tới kinh phí và ngân sách cho từng hạng mục là bao nhiêu. Như vậy sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện trở nên trơn tru hơn.

Nhiều người mới bắt đầu tổ chức sự kiện thường không hiểu được tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí. Họ có thể bỏ qua một số hạng mục quan trọng, gây ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra và thậm chí còn gây ra tổn thất. Do đó, việc lập bảng dự trù kinh phí một cách cẩn thận và chi tiết là rất quan trọng.

Giai đoạn 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục

Người lập bảng dự trù kinh phí cần sắp xếp các sự kiện và đưa ra những hạng mục cần thiết kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa và quà tặng,… Tất cả đều phải được xác định rõ số lượng và kinh phí dự trù. Điều này giúp người lập bảng có được cái nhìn tổng quan về chi phí cần thiết để tổ chức sự kiện.

Việc dự trù kinh phí cho một sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại sự kiện đó. Tuy nhiên, một số chi phí cơ bản thường bao gồm: thuê không gian tổ chức, thiết kế sân khấu, trang thiết bị âm thanh và ánh sáng, các tiết mục biểu diễn, nhân sự hậu cần và hoạt náo viên, bàn ghế ngồi, biển quảng cáo và ấn phẩm, thư mời và banner, quà tặng, dịch vụ quay phim chụp ảnh, thuê đạo diễn MC và đồng phục biểu diễn lễ tân, chi phí quảng cáo sự kiện trên các phương tiện truyền thông và báo chí, chỗ để xe và internet, cũng như các khoản phí phát sinh và dự phòng.

Giai đoạn 3: Lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi ro phát sinh

Rủi ro phát sinh có thể tăng lên khi có nhiều hạng mục cần thực hiện trong một sự kiện. Do đó, bạn cần dự trù kinh phí cho các rủi ro này. Hãy cố gắng tính toán và dự đoán những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện để dự trù một khoản kinh phí phù hợp.

Ví dụ : 

• Khi tổ chức một sự kiện ngoài trời, bạn nên dự đoán các yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự kiện để dự phòng rủi ro. Ví dụ, bạn có thể thêm số lượng bàn ghế hoặc sử dụng phông bạt để bảo vệ khỏi các tác động của thời tiết như nắng, mưa, gió hoặc bão.
• Khi đến mùa tổ chức sự kiện, giá thuê một số trang thiết bị có thể tăng cao. Do đó, bạn cần cân nhắc và thiết lập các con số phù hợp để tránh chênh lệch giữa dự toán và chi phí thực tế.

Giai đoạn 4: Tính tổng kinh phí sau khi dự trù

Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí cho một sự kiện và trước khi trình lên cấp trên, người lập bảng cần tính tổng chi phí dự trù cho cả sự kiện, bao gồm cả chi phí cho các rủi ro có thể phát sinh. Điều này đòi hỏi người lập bảng phải thực sự cẩn thận, cầu toàn và tỉ mỉ trong việc tính toán, có tư duy khoa học và khả năng quan sát tốt để dự đoán được những khía cạnh nhỏ nhất có thể xảy ra. 

Nếu bảng dự trù kinh phí không được tính toán một cách hiệu quả và chi phí dự trù thấp hơn chi phí thực tế, người lập bảng có thể phải chịu trách nhiệm và bù vào khoản chênh lệch bằng tiền túi của mình.

Các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà bạn cần biết

Để có một sự kiện thành công, ngoài các yếu tố như nội dung, hình ảnh hay chủ đề thì điều mà bất cứ đơn vị nào cũng cần quan tâm đó là chi phí tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số chi phí cơ bản mà bạn cần lưu ý.

Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào mỗi sự kiện mà bạn hãy địa điểm tổ chức sao cho phù hợp

Ngoại trừ các sự kiện nội bộ hoặc sử dụng không gian cá nhân hoặc tập thể mà không phát sinh chi phí, hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện đều tốn kém. Chi phí đầu tiên là chi phí thuê địa điểm, tùy thuộc vào quy mô và số lượng người tham dự mà bạn có thể chọn địa điểm sao cho phù hợp. 

Việc đặt cọc trước cũng cần thiết, đặc biệt khi địa điểm được lựa chọn là nơi nổi tiếng hoặc thời điểm tổ chức là thời điểm cao điểm. Sau khi kết thúc sự kiện, chi phí tiếp theo là khoản còn lại trong hợp đồng. Các chi phí khác có thể phát sinh như phí an ninh, phí đỗ xe hoặc phí dịch vụ. Các loại phí này cần được lưu ý và ghi rõ trong hợp đồng trước khi ký kết để tránh mâu thuẫn sau này.

Tóm lại, chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện bao gồm : 

• Chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện.
• Chi phí bảo hiểm (bao gồm bảo hiểm an toàn lao động hoặc bảo hiểm khi tham gia sự kiện). 
• Chi phí thuê bãi đỗ xe (nếu có).
• Phí dịch vụ.

Chi phí thiết bị, âm thanh, ánh sáng

Hệ thống âm thanh ánh sáng là yếu tố chi phí không thể bỏ qua

Các thiết bị được chuẩn bị cho sự kiện thường khá nhiều, bao gồm các thiết bị về âm thanh, ánh sáng và trang trí. Các thiết bị về âm thanh và ánh sáng có thể bao gồm máy chiếu, micro, thiết bị phát sóng wifi, máy quay, máy ảnh…

Trong đó, hệ thống âm thanh ánh sáng là phần không thể thiếu, làm nổi bật sân khấu và góp phần to lớn cho sự thành công của sự kiện. Ánh sáng thu hút ánh nhìn còn âm thanh tốt sẽ thu hút người nghe. Đầu tư cho hệ thống Led tốt và dàn âm thanh chuẩn sẽ mang lại hiệu quả cao. 

Chi phí thiết bị, âm thanh, ánh sáng thường chiếm 30-60% tổng chi phí của sự kiện. Ngoài ra, một chi phí phát sinh quan trọng cần được liệt kê trong mục này đó là chi phí vận chuyển các thiết bị tới địa điểm tổ chức sự kiện.

Chi phí tiệc trong sự kiện

Chi phí tiệc trong sự kiện chiếm khoảng 25-40% tổng chi phí

Khoản chi phí cho bữa tiệc trong sự kiện là một khoản chi phí phổ biến trong hầu hết các chương trình. Tùy vào quy mô, hình thức và đối tượng khách mời mà bữa tiệc được chuẩn bị theo các hình thức như buffet, teabreak hoặc đãi tiệc tại nhà hàng sang trọng. 

Chi phí dự trù được tính dựa trên số lượng người tham dự và mức ngân sách cho mỗi người. Khoản chi phí này thường chiếm 25-40% tổng ngân sách của sự kiện. 

Hiện nay, việc chuẩn bị bữa tiệc cũng đơn giản hơn nhờ có các nhà hàng và đơn vị thầu gói tiệc với các thực đơn linh động phù hợp với nhiều mô hình tổ chức tiệc. Bạn chỉ cần lựa chọn đơn vị uy tín và gói thực đơn phù hợp cho bữa tiệc.

Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện

Để tạo nên một sự kiện thành công, yếu tố nhân sự là không thể thiếu. Nhân sự tham gia tổ chức sự kiện bao gồm : nhân sự kỹ thuật, nội dung, MC, PB-PG và thi công lắp đặt thiết bị. Đôi khi đơn vị tổ chức không thể sử dụng nguồn nhân sự nội bộ mà phải thuê từ bên thứ 3. Do đó, khoản chi phí cho nhân sự sự kiện là cần thiết để tạo nên một chương trình chuyên nghiệp.

Chi phí thuê nhân công, nguyên vật liệu sản xuất

Đối với các sự kiện chú trọng sự sáng tạo, đột phá và độc đáo, việc trang trí và xây dựng concept rất được chú trọng. Đơn vị tổ chức có thể phải chuẩn bị tất cả nguyên vật liệu để làm đồ trang trí và phát sinh thêm chi phí nhân công và mua nguyên vật liệu. Đây là một khoản chi phí mà không phải ai cũng để ý nhưng sẽ giúp sự kiện trở nên mới lạ và ấn tượng hơn.  

Chi phí cho các tiết mục giải trí

Hầu hết các sự kiện hiện nay đều có các tiết mục giải trí để điều chỉnh nhịp độ, giúp sự kiện hấp dẫn và thú vị hơn đồng thời tạo sự thoải mái cho người tham gia. Đôi khi những chương trình giải trí hay gameshow lại là những khoảnh khắc ấn tượng với người tham gia. 

Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn và diễn giả. Khoản chi phí này thường chiếm 10-20% tổng chi phí, tùy vào mục đích mà các khoản chi phí sẽ được cân đối cho phù hợp.

Chi phí quản lý sự kiện

Chi phí quản lý sự kiện là chi phí mà đơn vị tổ chức bỏ ra để thuê đơn vị chuyên trách giúp đảm bảo tiến độ cho chương trình. Người phụ trách quản lý sự kiện kiểm soát toàn bộ quá trình và tổng duyệt các đầu mục để đảm bảo chương trình diễn ra thành công và chịu trách nhiệm về mọi vấn đề trong suốt sự kiện. Chi phí này thường chiếm 5-10% tổng chi phí và rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.

Chi phí dự trù phát sinh của sự kiện

Không có điều gì là hoàn hảo 100%, kể cả với các sự kiện được đầu tư kỹ lưỡng. Sự cố bất ngờ luôn có thể xảy ra nên việc có một khoản chi phí dự trù là cần thiết. Dù không ai mong muốn điều tồi tệ xảy ra nhưng khi có sự chuẩn bị, mọi thứ sẽ trở nên chủ động hơn và việc xử lý sự cố cũng dễ dàng hơn.

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Có thể nói, bảng dự trù kinh phí là một công cụ quan trọng giúp bạn lên kế hoạch và quản lý chi phí cho các sự kiện. Việc có một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi phí, đồng thời đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ khoản chi phí nào.

Nhiều người rất quan tâm đến các mẫu bảng dự trù kinh phí và thường tìm kiếm các từ khóa như “bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời”, “bảng dự trù chi phí tổ chức họp báo”, “bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm”, “bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành”, “bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm”…  

Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc có một bảng dự trù kinh phí trong việc tổ chức các sự kiện.

Dưới đây là 2 mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cơ bản để bạn tham khảo : 

Mẫu 1

Đây là mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện excel, giúp bạn tính toán mức kinh phí cần thiết để tổ chức một sự kiện, bao gồm chi phí cho việc mua sắm trang thiết bị, thuê đồ dùng và thiết bị, thuê MC và các chi phí khác.

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 1

>>> TẢI NGAY : Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 1

Mẫu 2

Sau khi đã phác thảo nội dung sơ bộ cho sự kiện, bước tiếp theo cần làm là liệt kê tất cả các hạng mục cần chi tiền. Bạn nên lập một bảng dự trù chi tiết, bao gồm số lượng, đơn giá, nhà cung cấp và chất lượng của từng hạng mục. Bạn có thể tham khảo mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện dưới đây của Forevermark để có thêm thông tin.

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 2

>>> TẢI NGAY : Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 2

Tóm lại, về cơ bản, một bảng dự trù kinh phí sự kiện cơ bản cần có các thông tin như số thứ tự, tên hạng mục, đơn giá, số lượng, thành tiền và ghi chú. Các hạng mục có thể được phân chia theo 8 loại đã nêu ở trên. 

Nếu bạn đã có kinh nghiệm, bạn có thể tự tổ chức sự kiện hoặc thuê một phần dịch vụ như thuê địa điểm hay thiết bị. Nếu bạn không có kinh nghiệm, có thể cân nhắc thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói.

Forevermark tự hào là một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với hơn 8 năm kinh nghiệm trên thị trường. Chúng tôi sẵn sàng cùng các doanh nghiệp tổ chức các sự kiện chất lượng với thế mạnh về kinh nghiệm, dịch vụ và cơ sở vật chất. Chúng tôi giúp quý khách hàng truyền tải các thông điệp ý nghĩa, nâng tầm thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/