Điểm danh các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện và cách khắc phục

Bạn có biết rằng tổ chức sự kiện là một trong những công việc khó nhất và đòi hỏi nhiều kỹ năng? Bạn có thể gặp phải nhiều lỗi trong quá trình tổ chức sự kiện, từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế nội dung, quản lý ngân sách cho đến việc xử lý tình huống khẩn cấp. Những lỗi này không những ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của sự kiện, mà còn làm mất uy tín và hình ảnh của bạn trước khách hàng và đối tác. Vậy làm thế nào để tránh được các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện, không phải lần nào cũng suôn sẻ theo kế hoạch. Bạn có thể gặp phải những sai lầm thường gặp khiến sự kiện không đạt được kết quả mong muốn. Hãy cùng Forevermark khám phá những sai lầm này và cách giải quyết chúng nhé! 

Thiếu kế hoạch chi tiết

Thiếu kế hoạch chi tiết là lỗi cơ bản thường gặp khi tổ chức sự kiện

Một trong các lỗi cơ bản thường gặp khi tổ chức sự kiện là thiếu kế hoạch chi tiết. Kế hoạch chi tiết là một công cụ quan trọng để giúp bạn phân bổ nguồn lực, thời gian và ngân sách cho các hoạt động của sự kiện. Kế hoạch cần bao gồm lịch trình, mục tiêu, ngân sách, địa điểm, chương trình và các hoạt động khác.  

Nếu không có kế hoạch chi tiết, bạn có thể gặp phải những rắc rối như: không đủ nhân sự, thiếu hụt vật tư, trễ tiến độ, vượt quá chi phí, mất kiểm soát chất lượng… 

Để tránh lỗi này, bạn nên lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện từ sớm và cập nhật thường xuyên theo tình hình thực tế. 

>>> Tham khảo: [A-Z] Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Giao tiếp không hiệu quả

Lỗi giao tiếp có thể gây ra hiểu lầm, thiếu thông tin hoặc không đồng nhất giữa các bên liên quan. Giao tiếp không hiệu quả có thể xảy ra giữa các bên liên quan trong sự kiện, như: nhà tổ chức, nhà tài trợ, khách mời, nhân viên, nhà cung cấp… Giao tiếp không hiệu quả có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, như: hiểu lầm, mâu thuẫn, thiếu thông tin, sai sót, mất niềm tin… 

Để tránh lỗi này, hãy thiết lập một hệ thống giao tiếp rõ ràng và liên tục với tất cả các bên liên quan. Sử dụng các công cụ như email, cuộc họp trực tiếp và điện thoại để đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt một cách chính xác,  đồng bộ đồng thời đảm bảo nhận được phản hồi từ người nhận. 

Quản lý nguồn lực không hiệu quả

Một lỗi nữa thường gặp khi tổ chức sự kiện là quản lý nguồn lực không hiệu quả. Nguồn lực ở đây bao gồm: ngân sách, nhân sự, vật tư, thiết bị, địa điểm… Quản lý nguồn lực không hiệu quả có thể dẫn đến những vấn đề như: lãng phí, thiếu hụt, hỏng hóc, mất mát, tranh chấp… 

Để tránh lỗi này, bạn nên lập kế hoạch nguồn lực cẩn thận và theo dõi thường xuyên. Bạn cũng nên phân công trách nhiệm rõ ràng cho các thành viên trong nhóm và kiểm tra kết quả thực hiện để chắc chắn rằng bạn sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và đảm bảo không có thiếu sót nào trong quá trình tổ chức sự kiện.  

Thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật

Thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật

Một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện là thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật. Những yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và ấn tượng của sự kiện. Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn có thể gặp phải những rủi ro như: âm thanh bị rè, nhiễu, mất; ánh sáng bị mờ, chói, không phù hợp; kỹ thuật bị hỏng, trục trặc, không hoạt động… 

Do đó, bạn nên kiểm tra kỹ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật trước khi sự kiện diễn ra. Bạn cũng nên có kế hoạch dự phòng cho những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra. 

Không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

Một lỗi nghiêm trọng là không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Khách hàng là một nhân tố quan trọng trong sự kiện và quyết định thành công của sự kiện đó. Nếu không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, bạn có thể mất uy tín, danh tiếng và doanh thu. 

Để tránh lỗi này, bạn nên lắng nghe và hiểu rõ yêu cầu của khách hàng từ đầu. Bạn cũng nên giao tiếp thường xuyên với khách hàng để báo cáo tiến độ và nhận phản hồi. Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn nên thông báo ngay cho khách hàng và xin ý kiến của họ. 

Đồng thời, đảm bảo rằng bạn cung cấp đúng dịch vụ và trải nghiệm chất lượng cao để đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng. 

Thiếu dự trù và phương án quản trị rủi ro

Trong các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện, thiếu dự trù và phương án quản trị rủi ro cũng là một lỗi ảnh hưởng ít nhiều đến sự thành công của sự kiện. 

Rủi ro là những sự kiện không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện và gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả của sự kiện. Ví dụ như: thời tiết xấu, khách mời không đến, thiết bị hỏng, an ninh không đảm bảo… 

Vì vậy, bạn nên dự trù các rủi ro có thể xảy ra và lập phương án quản trị rủi ro để giảm thiểu hoặc loại bỏ ảnh hưởng của chúng. Bạn cũng nên chuẩn bị các nguồn lực dự phòng để ứng phó với các tình huống khẩn cấp.  

>>> Xem chi tiết: Những rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý chuyên nghiệp

Thiếu kiểm tra và đánh giá sau sự kiện

Cuối cùng, một lỗi thường gặp là thiếu kiểm tra và đánh giá sau sự kiện. 

Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện là một bước quan trọng để kiểm tra kết quả, thu thập phản hồi, nhận xét và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau này. 

Nếu không kiểm tra và đánh giá sau sự kiện, bạn có thể bỏ lỡ những cơ hội cải tiến, khắc phục sai sót và phát triển khách hàng. 

Để tránh lỗi này, bạn nên lập kế hoạch kiểm tra và đánh giá sau sự kiện trước khi sự kiện diễn ra. Bạn cũng nên thực hiện kiểm tra và đánh giá sau sự kiện một cách nhanh chóng và chính xác. 

Tổ chức sự kiện thành công với Forevermark

Tổ chức sự kiện thành công với Forevermark

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng, kinh nghiệm và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Để tổ chức sự kiện thành công, giảm thiểu các rủi ro, bạn có thể tìm đến những đội ngũ, trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trong đó có Forevermark. Forevermark là một công ty tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng, với hơn 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. 

Khi tổ chức sự kiện với Forevermark, bạn sẽ được hỗ trợ từ việc lên kế hoạch, đội ngũ chuyên nghiệp, dự trù chi phí sát mức, quản trị rủi ro, cho đến việc kiểm tra và đánh giá sau sự kiện. Đến với Forevermark, bạn sẽ có một sự kiện hoàn hảo và ấn tượng. 

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ SỰ KIỆN FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/