[MỚI] Dịch vụ tổ chức sự kiện và A-Z những điều cần biết

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp, công ty trong thời đại hiện nay. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện thành công, ấn tượng và hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Bạn cần có một kế hoạch chi tiết, một ý tưởng sáng tạo, một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và một hệ thống thiết bị hiện đại. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của các công ty chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các dịch vụ tổ chức sự kiện thường gặp, bảng báo giá cùng những vấn đề liên quan khác. Hãy cùng theo dõi nhé!

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một loại hình dịch vụ chuyên nghiệp, cung cấp các giải pháp toàn diện cho việc tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh, giáo dục, xã hội… Mục tiêu của dịch vụ tổ chức sự kiện là truyền đạt thông điệp truyền thông của người tổ chức sự kiện đến công chúng và khách hàng một cách hiệu quả và ấn tượng.

Để thực hiện một sự kiện thành công, dịch vụ tổ chức sự kiện phải thực hiện các quy trình sau:

• Nghiên cứu và phân tích nhu cầu, mục tiêu, đối tượng và ngân sách của người tổ chức sự kiện.
• Đưa ra ý tưởng, kịch bản, kế hoạch và báo giá chi tiết cho sự kiện.
• Lựa chọn và liên kết với các đối tác cung cấp các dịch vụ liên quan như địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trang trí, ăn uống, MC, ca sĩ, nhạc công, diễn viên…
• Chuẩn bị các công việc trước sự kiện như xin phép, quảng bá, mời khách, in ấn tài liệu…
• Điều hành và giám sát các hoạt động trong sự kiện như đón tiếp khách mời, phục vụ ăn uống, điều khiển âm thanh ánh sáng, thực hiện kịch bản…
• Thực hiện các công việc sau sự kiện như thu dọn, thanh toán, báo cáo kết quả và đánh giá hiệu quả.

Dịch vụ tổ chức sự kiện có nhiều lợi ích cho người tổ chức sự kiện như:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tự tổ chức sự kiện.
• Tận dụng kinh nghiệm và chuyên môn của các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Tạo ra những sự kiện độc đáo, sáng tạo và phù hợp với mục tiêu và đối tượng.
• Tăng uy tín, quảng bá thương hiệu và tạo cơ hội giao lưu kết nối với đối tác và khách hàng.

Tại sao cần dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Tại sao cần dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân muốn tổ chức các sự kiện quan trọng, lớn mà không phải lo lắng về các chi tiết nhỏ. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Có sự cam kết về chất lượng sự kiện

Thực tế cho thấy, việc tổ chức sự kiện có thể gặp phải những rủi ro nhất định. Đối với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, rủi ro càng cao hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể không đủ nhanh nhạy để xử lý và khắc phục kịp thời khi sự cố xảy ra, ảnh hưởng đến thành công của sự kiện. Đối với các sự kiện lớn và mang tính chất quan trọng, doanh nghiệp nên tìm đến dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo sự chuẩn xác và thành công.

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với kinh nghiệm lâu năm và nghiệp vụ chuyên môn cao sẽ giúp doanh nghiệp bạn tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất. Họ đảm bảo tiến hành công việc từ A đến Z, bao gồm lên ý tưởng, lập kế hoạch và điều khiển sự kiện. Khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sự kiện của doanh nghiệp bạn sẽ được đảm bảo diễn ra đúng kế hoạch. Quy trình đã được lên sẵn và công ty sẽ giao cho bộ phận đảm nhận công việc chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp.

Tối ưu thời gian và chi phí hợp lý

Các doanh nghiệp sẽ được hưởng mức giá ưu đãi khi hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp. Điều này là do các đơn vị tổ chức sự kiện thường có mối quan hệ tốt với các đối tác trong ngành. Hơn nữa, các công ty tổ chức sự kiện đáng tin cậy còn có đội ngũ nhân viên chuyên môn cao và cơ sở vật chất hiện đại, với kho thiết bị sự kiện đa dạng và phong phú.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm thời gian tối đa cho việc tổ chức sự kiện khi có sự hỗ trợ toàn diện từ A-Z của các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Công việc của doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện biết ý tưởng, chủ đề và yêu cầu của sự kiện. Sau đó, tất cả những gì cần làm sẽ được đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện một cách chính xác theo yêu cầu.

Quảng bá hình ảnh, thương hiệu

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có mối liên hệ thân thiết với các phương tiện truyền thông và báo chí. Khi doanh nghiệp của bạn hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện, bạn sẽ được hỗ trợ quảng bá hình ảnh và thương hiệu của mình trên các phương tiện truyền thông và xã hội một cách hiệu quả.

Các dịch vụ tổ chức sự kiện thường gặp

TOP 5 dịch vụ tổ chức sự kiện thường gặp

Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng và phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Để tổ chức một sự kiện thành công, ngoài việc xác định mục tiêu, đối tượng, thời gian và địa điểm, còn cần phải lựa chọn các dịch vụ phù hợp để hỗ trợ. Các dịch vụ tổ chức sự kiện thường gặp có thể kể đến như sau:

Tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng và kinh nghiệm của người tổ chức. Để giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, nhiều công ty cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn, thiết kế và lên kế hoạch cho sự kiện theo mục tiêu, đối tượng và ngân sách của khách hàng.
• Tìm kiếm, đặt cọc và quản lý địa điểm tổ chức sự kiện, bao gồm cơ sở vật chất, âm thanh, ánh sáng, trang trí và bảo vệ.
• Chọn lựa, hợp tác và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ liên quan như MC, ca sĩ, nhạc công, nhóm múa, ảo thuật gia, nhiếp ảnh gia, quay phim, in ấn, quà tặng…
• Thiết kế và sản xuất các vật phẩm truyền thông như logo, banner, backdrop, poster, brochure, video clip…
• Lập kịch bản và điều phối chương trình sự kiện từ đầu đến cuối.
• Thực hiện các công việc hậu cần như đón tiếp khách mời, phát quà, thu thập feedback…
• Thanh lý hợp đồng và báo cáo kết quả sự kiện cho khách hàng.

Các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng như:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí khi chỉ cần liên hệ với một đơn vị duy nhất thay vì nhiều đơn vị khác nhau.
• Đảm bảo tính nhất quán và chất lượng của sự kiện khi được thực hiện bởi một đội ngũ chuyên nghiệp và có kinh nghiệm.
• Tận hưởng sự kiện một cách thoải mái và an tâm khi không phải lo lắng về các chi tiết nhỏ.

Tuy nhiên, để chọn được một công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín và chuyên nghiệp, khách hàng cần lưu ý các yếu tố sau:

• Tham khảo ý kiến của những người đã từng sử dụng dịch vụ của công ty hoặc xem các đánh giá trên internet.
• Xem xét kinh nghiệm, danh tiếng và danh mục khách hàng của công ty.
• So sánh giá cả, chất lượng và phạm vi dịch vụ của các công ty khác nhau.
• Đọc kỹ hợp đồng và các điều khoản ràng buộc trước khi ký kết.

Cung cấp nhân sự

Cung cấp nhân sự là một trong những dịch vụ tổ chức sự kiện thường gặp và quan trọng nhất. Nhân sự sự kiện là những người góp phần tạo nên sự thành công và ấn tượng cho chương trình. Tùy vào từng loại hình sự kiện, nhu cầu và ngân sách của khách hàng, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ cung cấp các nhân sự phù hợp, chuyên nghiệp và có kinh nghiệm.

Một số nhân sự sự kiện thường được cung cấp bao gồm:

• Cho thuê MC sự kiện : Là người dẫn dắt chương trình, giới thiệu các nội dung, khách mời, tiết mục biểu diễn, tạo không khí vui vẻ và giao lưu với khán giả. MC có thể là người nổi tiếng hoặc không, có thể dẫn chương trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ.
• Ca sĩ: Là người trình diễn các bài hát theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo chủ đề của sự kiện., có thể hát đơn hoặc hát theo ban nhạc.
• Đội múa: Là nhóm biểu diễn các điệu múa theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo chủ đề của sự kiện. Đội múa có thể biểu diễn các loại múa truyền thống hoặc hiện đại.
• Nhân sự quản lý sự kiện: Là những người phụ trách các công việc liên quan đến việc tổ chức sự kiện, như lên kịch bản, lập kế hoạch, điều phối các bên liên quan, giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện.

Ngoài ra, còn có nhiều loại nhân sự khác được cung cấp tùy theo từng sự kiện, như PG-PB, ảo thuật gia, xiếc gia, chú hề, múa lân rồng, trống hội…

Cho thuê thiết bị sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công, không chỉ cần có một kịch bản hấp dẫn, một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, mà còn cần có các thiết bị sự kiện phù hợp và đảm bảo chất lượng.

Các thiết bị sự kiện bao gồm nhiều loại, như: sân khấu, màn hình LED, hệ thống âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng, backdrop, banner, standee, cổng chào, bàn ghế, ô lệch tâm, bục phát biểu… Mỗi loại thiết bị có những tính năng và ứng dụng khác nhau, phục vụ cho các mục đích và quy mô sự kiện khác nhau.

Để tiết kiệm chi phí và thời gian, nhiều khách hàng lựa chọn dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói. Đây là dịch vụ cung cấp đầy đủ các thiết bị cần thiết cho sự kiện, từ khâu thiết kế, lắp đặt, điều chỉnh, tháo dỡ và vận chuyển. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin về nhu cầu và ngân sách của mình, các công ty tổ chức sự kiện sẽ tư vấn và đưa ra các gói dịch vụ phù hợp nhất.

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ cho thuê dụng cụ tổ chức sự kiện với các mức giá và chất lượng khác nhau. Khách hàng có thể tham khảo các bảng báo giá của các công ty để so sánh và lựa chọn. Ngoài ra, khách hàng cũng nên xem xét các yếu tố như: kinh nghiệm, uy tín, chế độ bảo hành và hậu mãi của các công ty để đưa ra quyết định tốt nhất cho sự kiện của mình

Thiết kế, thi công, sản xuất thiết bị sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng và kinh nghiệm của người làm sự kiện. Để có một sự kiện thành công, không chỉ cần có ý tưởng hay và kịch bản hấp dẫn, mà còn cần có các dịch vụ hỗ trợ quan trọng như thiết kế, thi công và sản xuất thiết bị sự kiện.

• Thiết kế sự kiện là quá trình lên ý tưởng và vẽ ra bản thiết kế cho không gian, âm thanh, ánh sáng, trang trí và các yếu tố khác của sự kiện. Thiết kế sự kiện cần phải phù hợp với mục đích, đối tượng, ngân sách và thời gian của sự kiện. Thiết kế sự kiện cũng cần phải thể hiện được thông điệp và thương hiệu của người tổ chức.
• Thi công sự kiện là quá trình triển khai và lắp đặt các thiết bị theo bản thiết kế đã được duyệt. Thi công sự kiện cần phải đảm bảo an toàn, chất lượng và tiến độ của công việc. Đồng thời cũng cần phải linh hoạt để có thể điều chỉnh khi có những thay đổi bất ngờ.
• Sản xuất thiết bị sự kiện là quá trình chế tạo và cung cấp các thiết bị cần thiết cho sự kiện như âm thanh, ánh sáng, màn hình, backdrop, banner, standee, biển báo, quà tặng và các vật dụng khác. Sản xuất thiết bị sự kiện cần phải đảm bảo chất lượng, số lượng và thẩm mỹ của các sản phẩm.

Các dịch vụ tổ chức sự kiện thường gặp như trên là những yếu tố không thể thiếu trong một sự kiện. Chúng giúp tạo nên không gian sống động, ấn tượng và chuyên nghiệp cho sự kiện. Các dịch vụ này có thể được thực hiện bởi chính người tổ chức hoặc thuê ngoài từ các công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực này.

Tư vấn tổ chức sự kiện

Các dịch vụ tư vấn tổ chức sự kiện là những dịch vụ cung cấp cho khách hàng các giải pháp và lời khuyên về các khâu chuẩn bị và thực hiện sự kiện. Các dịch vụ này có thể bao gồm:

• Tư vấn xác định mục tiêu, đối tượng, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách và các yếu tố khác của sự kiện.
• Tư vấn lựa chọn nhà cung cấp các dịch vụ liên quan như âm thanh, ánh sáng, trang trí, ẩm thực, quà tặng, MC, ca sĩ, diễn viên, vũ công…
• Tư vấn thiết kế logo, banner, poster, backdrop, standee, brochure, video clip và các sản phẩm truyền thông khác cho sự kiện.
• Tư vấn lập kế hoạch chi tiết và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong ban tổ chức.
• Tư vấn giám sát và điều phối các hoạt động trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Tư vấn đánh giá hiệu quả và báo cáo kết quả sau khi kết thúc sự kiện.

Các dịch vụ này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả của sự kiện. 

Những sự kiện nào thường sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một loại hình dịch vụ chuyên nghiệp, cung cấp các giải pháp toàn diện cho việc lên ý tưởng, thiết kế, thi công và quản lý các sự kiện theo yêu cầu của khách hàng. Các sự kiện có thể kể đến bao gồm:

Khai trương

Tổ chức sự kiện khai trương

Khai trương là một trong những sự kiện quan trọng và không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp về sau này. Ngoài ra, sự kiện khai trương còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng một cách nhanh nhất và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.

Tuy nhiên, tổ chức lễ khai trương không phải là việc đơn giản. Đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ kế hoạch, kịch bản, thiết bị, nhân sự cho đến các chi tiết nhỏ như trang trí, quà tặng, thức ăn, thức uống… Để giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp, việc sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương là một lựa chọn hợp lý và tiết kiệm.

Khánh thành

Tổ chức sự kiện khánh thành

Có nhiều loại hình sự kiện khác nhau được các doanh nghiệp tổ chức hàng năm cho những mục đích khác nhau, nhưng một trong những loại hình sự kiện phổ biến và quan trọng nhất là sự kiện khánh thành.

Sự kiện khánh thành là một loại hình sự kiện được tổ chức khi một doanh nghiệp mới thành lập, mở rộng hoặc cải tạo cơ sở vật chất, nhà máy, văn phòng, cửa hàng, showroom… Sự kiện khánh thành thể hiện sự phát triển và thành công của doanh nghiệp, cũng như gửi gắm thông điệp về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của họ đến với công chúng. Sự kiện khánh thành cũng là dịp để doanh nghiệp tri ân những người đã đồng hành và ủng hộ họ trong quá trình hoạt động, cũng như tiếp cận và thu hút những khách hàng tiềm năng mới.

Khởi công – Động thổ

Tổ chức sự kiện khởi công – Động thổ

Khởi công – động thổ là một nghi lễ truyền thống của người Việt Nam khi bắt đầu xây dựng một công trình mới, như nhà ở, văn phòng, nhà máy, cầu đường… Mục đích của sự kiện này là để cầu mong sự an lành, may mắn, thành công và phát triển cho công trình và những người liên quan. Đây cũng là một cách để quảng bá hình ảnh và uy tín của chủ đầu tư, đơn vị thi công và các bên hợp tác.

Tổ chức sự kiện khởi công – động thổ là một trong những loại sự kiện quan trọng và mang nhiều ý nghĩa cho các doanh nghiệp và cá nhân khi bắt đầu một dự án mới. Việc sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện là một lựa chọn thông minh để giúp sự kiện được chuẩn bị và thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là một trong những dịch vụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn giới thiệu sản phẩm mới của mình đến công chúng. Đây là sự kiện quan trọng, đánh dấu sự xuất hiện của sản phẩm trên thị trường và tạo ấn tượng đầu tiên cho khách hàng. Các sự kiện thường sử dụng dịch vụ này bao gồm:

• Event launching: Đây là sự kiện mang tính quy mô và hoành tráng nhất, bao gồm cả họp báo và phát sản phẩm dùng thử.
• Họp báo ra mắt sản phẩm: Đây là hình thức mang lại kết quả truyền thông trực tiếp, giúp tiết kiệm chi phí PR và quảng cáo. Sự kiện này thường diễn ra trong một không gian nhỏ hơn, chỉ mời các phóng viên và nhà báo có liên quan đến lĩnh vực của sản phẩm.
• Roadshow: Đây là hình thức quảng cáo di động, giúp tăng cường tầm nhìn và nhận diện thương hiệu cho sản phẩm mới. Sự kiện này thường diễn ra ở nhiều địa điểm công cộng khác nhau, bằng cách để các PG/PB diễu hành trong thành phố bằng xe đạp/xe máy/ô tô… 
• Activation: Đây là hình thức cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm trực tiếp, giúp tạo cảm xúc và gắn kết với sản phẩm. Sự kiện này thường diễn ra ở các địa điểm tập trung nhiều người như chợ, siêu thị, trường học…

Kỷ niệm thành lập

Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập

Đây là một sự kiện quan trọng, không chỉ nhắc lại các truyền thống lịch sử vẻ vang của tổ chức, doanh nghiệp, mà còn là dịp tri ân cán bộ nhân viên, khách hàng, đối tác và truyền thông hình ảnh, thương hiệu . Để tổ chức sự kiện này, cần phải lên kế hoạch kỹ lưỡng, từ xác định chủ đề, mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm, thời gian, chi phí, kịch bản chương trình, trang trí sân khấu, âm thanh ánh sáng, quà tặng… . Việc thuê dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo chất lượng và hiệu quả của buổi lễ.

Hội nghị hội thảo

Tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo

Một trong những loại sự kiện thường sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện là hội nghị hội thảo. Đây là những sự kiện có tính chuyên môn cao, được tổ chức nhằm trao đổi thông tin, kiến thức, kinh nghiệm, quan điểm giữa các cá nhân, tổ chức có cùng lĩnh vực hoặc quan tâm. Hội nghị hội thảo có thể có quy mô lớn hoặc nhỏ, kéo dài từ vài giờ đến vài ngày, tùy theo mục đích và nội dung.

Việc sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện cho hội nghị hội thảo mang lại nhiều lợi ích cho người tổ chức. Một số lợi ích chính là:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Người tổ chức không phải lo lắng về các chi tiết nhỏ nhặt trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện, mà chỉ cần tập trung vào nội dung chính và mục tiêu của sự kiện.
• Tăng hiệu quả và chất lượng: Dịch vụ tổ chức sự kiện có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và năng lực, có thể đáp ứng được các yêu cầu khắt khe và cao cấp của người tổ chức. Họ cũng có thể xử lý được các tình huống khẩn cấp và bất ngờ xảy ra trong sự kiện.
• Quảng bá hình ảnh và thương hiệu: Dịch vụ tổ chức sự kiện có khả năng tạo ra những sự kiện ấn tượng và độc đáo, phù hợp với phong cách và thông điệp của người tổ chức. Điều này giúp tăng uy tín và danh tiếng của người tổ chức trong mắt các đối tác, khách hàng, đồng nghiệp và cộng đồng.

Year End Party

Tổ chức sự kiện Year End Party

Year End Party là một loại hình sự kiện được tổ chức vào cuối năm để tổng kết, tri ân và gắn kết các thành viên trong một tổ chức, doanh nghiệp hay cộng đồng. Đây là một dịp để các nhân viên, cộng tác viên hay khách hàng cùng nhau nhìn lại những thành quả, khó khăn và kế hoạch trong năm qua và chuẩn bị cho năm mới. Year End Party cũng là một cơ hội để thể hiện văn hóa, giá trị và thương hiệu của tổ chức, doanh nghiệp hay cộng đồng.

Các đối tượng sử dụng loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện gồm có:

• Các công ty, doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ
• Các tổ chức phi lợi nhuận, xã hội
• Các câu lạc bộ, hội nhóm
• …

Cưới hỏi

Tổ chức sự kiện cưới hỏi

Đây là một dịch vụ chuyên nghiệp, giúp các cặp đôi chuẩn bị và thực hiện ngày trọng đại của mình một cách hoàn hảo và suôn sẻ. Dịch vụ này bao gồm nhiều hạng mục như: tư vấn kế hoạch cưới, trang trí tiệc cưới, lễ gia tiên, mâm quả cưới hỏi, chụp hình, quay phim, lên kịch bản, điều phối toàn bộ tiệc cưới, cho thuê thiết bị, xe cưới, nhân sự, v.v…

Dịch vụ tổ chức sự kiện – Cưới hỏi mang lại nhiều lợi ích cho các cặp đôi, như: tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí; tận hưởng ngày cưới mà không lo lắng về các chi tiết; có được một đám cưới theo ý muốn và phong cách riêng; được hỗ trợ bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình; được sử dụng các thiết bị hiện đại và chất lượng cao; được tạo ra những kỷ niệm đẹp và ấn tượng cho bản thân và khách mời.

Bên cạnh những loại sự kiện phổ biến trên, còn có nhiều loại sự kiện khác có thể sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện để thực hiện. Ví dụ: Team building, gala dinner, sinh nhật, ngày kỷ niệm, ngày lễ quốc gia…

Bảng báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện 2023

Bảng báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện là một tài liệu quan trọng để cho khách hàng biết được chi phí cần thiết để tổ chức một sự kiện theo yêu cầu. Bảng báo giá thường bao gồm các hạng mục như:

• Sân khấu: Chi phí cho việc thiết kế, lắp đặt và trang trí sân khấu, bao gồm cả màn hình LED, backdrop, màn sao, cổng chào, bục phát biểu, lẵng hoa…
• Âm thanh ánh sáng: Chi phí cho việc thuê các thiết bị âm thanh ánh sáng như loa, micro, mixer, đèn parled, moving beam, pháo sáng…
• Chụp ảnh quay phim: Chi phí cho việc thuê dịch vụ chụp ảnh quay phim để ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng của sự kiện.
• Bàn ghế: Chi phí cho việc thuê các loại bàn ghế như bàn tròn, bàn cocktail, bàn IBM, ghế banquet…
• Ô lệch tâm: Chi phí cho việc thuê ô lệch tâm để che nắng che mưa cho khách mời.
• Cột barie: Chi phí cho việc thuê cột barie để phân tách khu vực sự kiện và tạo cảm giác trang trọng.
• Thảm đỏ: Chi phí cho việc thuê thảm đỏ để trải dọc đường đi của khách mời.
• Standee chữ X: Chi phí cho việc thuê standee chữ X để treo banner quảng cáo hoặc thông tin sự kiện.
• Hashtag cầm tay: Chi phí cho việc thuê hashtag cầm tay để tạo dáng chụp hình tại sự kiện.

Tùy theo quy mô và nhu cầu của từng sự kiện, bảng báo giá có thể có nhiều hạng mục khác nhau. Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của các hạng mục như kích thước, chất liệu, thời gian thuê, số lượng… Bạn có thể tham khảo các ví dụ về bảng báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện của một số công ty uy tín trên thị trường.

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện thành công và tiết kiệm chi phí, bạn nên tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín để hợp tác. Một đơn vị tổ chức sự kiện tốt sẽ giúp bạn lên kế hoạch chi tiết, thiết kế sáng tạo, lựa chọn các thiết bị và dịch vụ phù hợp, quản lý và điều hành hiệu quả trong quá trình diễn ra sự kiện. Bạn cũng nên so sánh các báo giá từ nhiều đơn vị khác nhau để có được sự lựa chọn tối ưu nhất.

Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện chuẩn

Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện là một loại văn bản pháp lý có giá trị ràng buộc giữa bên cung cấp dịch vụ và bên thuê dịch vụ. Mục đích của mẫu hợp đồng này là để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên trong quá trình thực hiện sự kiện. Mẫu hợp đồng này cũng là cơ sở để giải quyết các tranh chấp hoặc phát sinh nếu có.

Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Một mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện thường cần có các nội dung sau:

• Thông tin của hai bên ký kết, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện, chức vụ.
• Nội dung cung cấp dịch vụ, bao gồm tên sự kiện, thời gian, địa điểm, phạm vi và chi tiết các hạng mục dịch vụ.
• Giá trị hợp đồng và điều kiện thanh toán, bao gồm tổng giá trị hợp đồng đã bao gồm VAT, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán.
• Quyền và nghĩa vụ của bên A (bên thuê dịch vụ), bao gồm cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho bên B, bảo mật thông tin, thanh toán đầy đủ và đúng hạn.
• Quyền và nghĩa vụ của bên B (bên cung cấp dịch vụ), bao gồm thực hiện theo yêu cầu của bên A, liên lạc thường xuyên với bên A, chỉ tiến hành công việc sau khi nhận được thanh toán đợt 1, đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc, bảo mật thông tin.
• Trường hợp bất khả kháng, bao gồm các hoàn cảnh không do ý muốn của hai bên như thiên tai, chiến tranh, biến động chính trị, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hai bên sẽ thông báo cho nhau ngay khi có trường hợp này xảy ra và thương lượng để điều chỉnh hoặc chấm dứt hợp đồng.
• Điều khoản chung, bao gồm các quy định về việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng; việc giải quyết khiếu nại và tranh chấp; việc áp dụng luật pháp; việc lưu trữ và hiệu lực của hợp đồng.

Dưới đây là mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện đã được soạn thảo sẵn để bạn tham khảo.

>>> Tham khảo: Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Biên bản nghiệm thu dịch vụ tổ chức sự kiện

Biên bản nghiệm thu dịch vụ tổ chức sự kiện là một loại văn bản pháp lý để xác nhận sự hoàn thành và chất lượng của dịch vụ mà đơn vị tổ chức sự kiện cung cấp cho khách hàng. Biên bản này được lập ra sau khi sự kiện kết thúc và có sự tham gia của đại diện của cả hai bên. Nội dung của biên bản nghiệm thu thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, số điện thoại, email của đơn vị tổ chức sự kiện và khách hàng.
• Tên, thời gian, địa điểm, quy mô và mục tiêu của sự kiện.
• Các hạng mục dịch vụ đã được thực hiện, bao gồm: thiết kế, trang trí, âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, nhạc công, nhóm múa, quà tặng, ăn uống, vệ sinh, an ninh…
• Kết quả đánh giá chất lượng dịch vụ theo các tiêu chí như: đúng thời gian, đúng yêu cầu, đúng chi phí, đúng số lượng, đúng chất lượng…
• Các ý kiến góp ý, phản hồi, đề xuất của khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện.
• Cam kết thanh toán và giải quyết các tranh chấp nếu có.
• Chữ ký, họ tên và dấu của người ký biên bản nghiệm thu.

Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ tổ chức sự kiện tại ĐÂY.

Tổng kết lại, dịch vụ tổ chức sự kiện là một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm cho các doanh nghiệp, công ty muốn tạo dấu ấn và truyền tải thông điệp của mình đến khách hàng, đối tác và cộng đồng. Với dịch vụ tổ chức sự kiện, bạn sẽ được hỗ trợ từ khâu lên ý tưởng, thiết kế, sản xuất, trang trí cho đến khâu quản lý và điều hành chương trình. Bạn cũng sẽ được tận hưởng những lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao chất lượng và hiệu quả của sự kiện.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp và sáng tạo, hãy liên hệ ngay với Forevermark để được tư vấn và báo giá chi tiết. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những sự kiện ấn tượng, thành công và mang lại giá trị cho thương hiệu của bạn.

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ SỰ KIỆN FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/