Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới: Quy trình, hình thức và kịch bản

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là một cột mốc quan trọng đánh dấu sự xuất hiện của một sản phẩm mới trên thị trường. Đây là cơ hội để khách hàng được trải nghiệm và tìm hiểu về sản phẩm mới, cũng như cơ hội cho doanh nghiệp giới thiệu và quảng bá sản phẩm của mình. Tuy nhiên, việc xây dựng một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới thành công để tạo dựng giá trị cho doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và các bước triển khai quá trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, Forevermark sẽ chia sẻ những kinh nghiệm quý báu qua bài viết dưới đây.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là gì?

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới tiếng anh là Product Launch Event là dịp để giới thiệu công khai sản phẩm hoặc dịch vụ mới đến công chúng và giới truyền thông. Đây là cơ hội để tạo ấn tượng và kết nối với khách hàng và đối tác một cách nhanh chóng.

Trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp sẽ giới thiệu các đặc điểm nổi bật, giá cả và sự khác biệt của sản phẩm so với các sản phẩm khác trên thị trường.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới và mục đích

Mục đích của việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Mục đích của mỗi sự kiện tổ chức sẽ khác nhau tùy thuộc vào nội dung của nó. Lễ ra mắt sản phẩm hoặc thương hiệu đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu và sản phẩm của công ty đến khách hàng và đối tác. Đây cũng là dấu ấn cho sự ra đời của một thương hiệu hoặc dòng sản phẩm mới trong quá trình kinh doanh. Do đó, việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mang lại nhiều ý nghĩa và mục đích như sau : 

Giới thiệu sản phẩm, thương hiệu lần đầu đến với công chúng

Việc giới thiệu sản phẩm và thương hiệu lần đầu tiên đến công chúng đánh dấu bước khởi đầu cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, lễ ra mắt sản phẩm mới còn giúp khách hàng dễ dàng nhớ, nhận diện và phân biệt sản phẩm mới của doanh nghiệp.

Mang lại trải nghiệm thực tế và khuyến khích khách hàng mua sản phẩm

Trải nghiệm thực tế sẽ giúp khách hàng có những đánh giá khách quan và tin tưởng hơn về sản phẩm. Điều này không chỉ giúp họ hiểu rõ hơn về sản phẩm mà còn cho họ cái nhìn toàn diện về những ưu điểm nổi bật của sản phẩm. Ngoài ra, việc này còn tạo điều kiện cho khách hàng chia sẻ thông tin về sản phẩm mới trên các trang mạng xã hội.

Việc sử dụng trực tiếp sản phẩm mới giúp khách hàng ghi nhớ lâu hơn và có thể quyết định mua sản phẩm hoặc giới thiệu cho người quen về những trải nghiệm thú vị của họ với sản phẩm.

Cập nhật phản hồi của người tiêu dùng trước khi chính thức bán ra thị trường

Việc quan sát và dùng thử sản phẩm của khách mời tham dự sự kiện giúp doanh nghiệp thu thập phản hồi về sản phẩm trước khi đưa ra thị trường. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể nhìn nhận được ưu và nhược điểm của sản phẩm, tìm ra những điểm chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng để sửa chữa hoặc khắc phục. Từ đó, giúp doanh nghiệp đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng sẽ có chất lượng tốt nhất.

Kết nối được những người tiêu dùng có chung thị hiếu về thói quen sử dụng sản phẩm

Thông qua sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, doanh nghiệp có thể tìm kiếm và xây dựng được những tệp khách hàng có cùng đam mê và sở thích, từ đó lan tỏa và mở rộng thị phần. Sản phẩm được giới thiệu sẽ được nhiều người biết đến và tin dùng, dễ dàng tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng nhờ đó gia tăng hiệu quả kinh doanh cho công ty.

Khẳng định vị thế của sản phẩm, thương hiệu trong thị trường

Khi một sản phẩm được ra mắt, trước đó đã có nhiều đối thủ cùng phân khúc. Việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm giống như một tiếng chuông thông báo đến cộng đồng, giúp nhận diện thương hiệu một cách dễ dàng hơn.

Tạo hiệu ứng truyền thông hiệu quả

Việc tổ chức sự kiện công khai giúp thu hút sự chú ý và tạo sự tò mò đối với công chúng. Thông báo sự kiện qua các phương tiện truyền thông hoặc mời trực tiếp những khách hàng và đối tác quan trọng giúp tạo hiệu ứng truyền thông nhất định, giúp sản phẩm được ưu ái hơn và tạo hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp.

Một số loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Bí quyết để tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thành công chính là lựa chọn được loại hình sự kiện ra mắt sản phẩm mới phù hợp. Dưới đây là một số loại hình tiêu biểu : 

Họp báo ra mắt sản phẩm mới – Press Conference

Họp báo ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức họp báo trước khi ra mắt sản phẩm là cách nhanh chóng để truyền tải thông điệp và hình ảnh về sản phẩm đến khách hàng và đối tác. Điều quan trọng là thông điệp được truyền tải qua các kênh truyền thông phải thu hút và gây tò mò cho mọi đối tượng.

Thông cáo báo chí tốt cần ngắn gọn và đầy đủ nội dung, được đăng tải trên các phương tiện có lượng lớn khách hàng mục tiêu. Chi phí thường mất nhiều nhất khi mời các cơ quan báo chí uy tín để đảm bảo thông điệp được lan tỏa rộng rãi.

Event Launching

Event Launching

Launching event là thời điểm công bố sản phẩm có mặt trên thị trường sau khi hình ảnh sản phẩm đã xuất hiện trên các phương tiện truyền thông. Đây là lúc mời các bên báo chí, khách mời và khách hàng tới dùng tiệc và trải nghiệm sản phẩm. Điểm quan trọng là tạo ấn tượng cho khách hàng và báo chí và tìm ra những khoảnh khắc quan trọng để sản phẩm nổi bật.

Event launching có quy mô, chi phí khá lớn đồng thời yêu cầu sự tỉ mỉ trong tất cả các khâu để sự kiện thành công. Do đó, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện để được hỗ trợ toàn diện.

Chương trình Roadshow

Chương trình Roadshow

Điểm khác biệt của roadshow so với các loại hình khác là sự lưu động và thay đổi địa điểm liên tục. Roadshow thường có đội hình nhiều người mặc đồng phục mang thương hiệu của công ty và di chuyển trên các tuyến phố đông đúc và trung tâm thương mại lớn.

Mục tiêu của roadshow là thu hút sự tò mò và đánh dấu hình ảnh công ty trong tiềm thức người tiêu dùng. Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm thì việc kiểm soát và vận hành roadshow có thể gặp khó khăn và chưa kể đến là cần phải đảm bảo các thủ tục pháp lý. Vì vậy, bạn nên lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín để roadshow được hoàn hảo.

Sự kiện Activation

Sự kiện Activation

Activation là hoạt động hoạt náo gây chú ý và phát mẫu dùng thử miễn phí tại các địa điểm lớn như trung tâm thương mại, phố đi bộ hay các cửa hàng tiêu dùng. Đây là cách tiếp cận phổ biến và chi phí thấp cho các sản phẩm mới đang phát triển.

Ngoài những hình thức nêu trên, một hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay là tổ chức sự kiện online trên các kênh truyền thông xã hội và công cụ trực tuyến. Đây là xu hướng phát triển giúp tối ưu chi phí và thời gian triển khai mà vẫn mang lại hiệu quả cao.

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công

Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới mà các công ty và doanh nghiệp nên áp dụng để đạt hiệu quả cao:

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công

Bước 1: Tìm hiểu thông tin sản phẩm

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức lễ công bố sản phẩm mới là tìm hiểu thông tin về sản phẩm. Bạn cần hiểu rõ về khách hàng mục tiêu, loại sản phẩm, nhu cầu thực tế của thị trường, đặc điểm và chức năng của sản phẩm, điểm mạnh và điểm yếu cũng như sự khác biệt so với các sản phẩm khác trên thị trường.

Bước 2: Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cần phù hợp với đặc điểm sản phẩm, có diện tích rộng rãi và thoáng mát, giao thông thuận lợi và có sáng tạo đột phá để tạo cảm hứng trải nghiệm cho khách hàng.

Bước 3: Xác định thời gian triển khai

Việc lựa chọn thời gian tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cũng rất quan trọng. Nên lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần trong khung giờ từ 2-4h chiều để thu hút được nhiều người tham dự và mang lại hiệu quả cao cho buổi lễ.

Bước 4: Lên ý tưởng cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Một cách để tạo dấu ấn với đối tác và khách hàng là tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới một cách độc đáo và sáng tạo. Ý tưởng tổ chức lễ nên lấy sản phẩm làm trung tâm và thể hiện được mục đích mà doanh nghiệp muốn hướng tới.

Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Sau khi lên ý tưởng và chủ đề cho chương trình, bạn cần lên kế hoạch tổ chức một cách chi tiết để chương trình diễn ra trơn chu. Kế hoạch tổ chức sẽ bao gồm các công việc :  

• Dự trù chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm bao gồm chi phí thuê địa điểm, chi phí thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí cho các tiết mục văn nghệ, chi phí tiệc, chi phí nhân sự, chi phí quản lý…;
• Lên danh sách khách mời;
• Thiết kế và in ấn các ấn phẩm; 
• Chạy quảng cáo và PR trước sự kiện; 
• Lên kịch bản chương trình;
• Dàn dựng các tiết mục nghệ thuật phù hợp với sản phẩm, chuẩn bị thiết bị sử dụng trong sự kiện; 
• Lựa chọn nhân sự và đơn vị truyền thông cho sự kiện;
• Xây dựng chiến lược truyền thông;
• Thi công trang trí.

Bước 6: Tiến hành công tác truyền thông

Việc truyền thông trước và sau khi ra mắt sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn và duy trì sự hiện diện của thương hiệu. Để khách hàng nhớ lâu hơn, doanh nghiệp nên chọn những nội dung truyền thông độc đáo và không lặp lại.

Bước 7: Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Bạn cần chú ý đến các hạng mục quan trọng như

• Trang trí địa điểm theo ý tưởng và chủ đề của sự kiện và sản phẩm
• Setup hệ thống kỹ thuật, bao gồm sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng… 
• Chuẩn bị các ấn phẩm liên quan như tài liệu, băng rôn, standee…
• Chuẩn bị mẫu thử
• Chuẩn bị thực đơn tiệc, trong đó tiệc teabreak hoặc tiệc finger food được ưa chuộng hơn cả vì sự thuận tiện và không chiếm quá nhiều thời gian của sự kiện.
• Chuẩn bị quà tặng cho khách mời. 

Mỗi hạng mục đều có vai trò riêng và cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Bước 8: Đánh giá, tổng kết kết quả của sự kiện

Sau sự kiện, doanh nghiệp cần tổng kết lại các đánh giá và phản hồi của khách hàng để xác định ưu nhược điểm của sản phẩm mới. Điều này giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc đưa ra chiến lược phù hợp trong tương lai. Ngoài ra, thông tin của các cá nhân và tổ chức thu thập được trong sự kiện cũng là tệp khách hàng tiềm năng. Doanh nghiệp cần phân tích và đánh giá để xây dựng phương pháp marketing phù hợp và tăng doanh số bán hàng cho sản phẩm mới.

Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới

1. Đón tiếp khách mời

Tiếp đón khách mời một cách chu đáo và cẩn thận là bước đầu tiên và quan trọng khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt cho khách mời.

2. Biểu diễn các tiết mục văn nghệ

Tiết mục mở màn là cơ hội để doanh nghiệp đánh giá cảm xúc của khách hàng trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ càng và có nội dung đặc biệt để gây ấn tượng và thu hút sự chú ý của khách mời. Điều này giúp tạo sự tò mò về sản phẩm mới và cho thấy sự kiện được đầu tư kỹ lưỡng.

3. Giới thiệu quy trình sản xuất sản phẩm

Để tạo uy tín cho thương hiệu và sản phẩm, doanh nghiệp cần giới thiệu về quy trình sản xuất của sản phẩm. Điều này giúp minh bạch hóa quá trình sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm, tạo sự tin tưởng và yên tâm cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm.

4. Nghi thức ra mắt sản phẩm mới

Nghi thức ra mắt sản phẩm mới là key moment của sự kiện và cần được đầu tư và chuẩn bị kỹ càng. Điều này giúp truyền tải nhiều thông điệp đến khách hàng và tạo sự chú ý đến sản phẩm mới. Nghi thức càng long trọng càng gây hiệu ứng truyền thông mạnh và khẳng định vị thế của doanh nghiệp.

5. Trải nghiệm sản phẩm

Việc trải nghiệm sản phẩm giúp khách hàng tiếp cận với sản phẩm một cách nhanh chóng và tự nhiên. Điều này cho phép khách hàng có cái nhìn khách quan và thực tế về sản phẩm.

6. Kết thúc chương trình – tặng quà cho khách mời

Kết thúc sự kiện, đại diện doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn đến các đối tác, khách hàng và phóng viên báo chí đã tham dự sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Phát biểu kết thúc chương trình và mong muốn mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho người tiêu dùng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị quà tặng cho khách mời, trả lời các thắc mắc và khẳng định giá trị và chất lượng của sản phẩm.

Kịch bản event ra mắt sản phẩm mới

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm thành công, bạn có thể tham khảo kịch bản mẫu để dễ dàng hình dung và lên kế hoạch.

Các yếu tố để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thành công, gây được tiếng vang

Ý tưởng, chủ đề chương trình

Ý tưởng chương trình là một khâu quan trọng mà bạn cần chú ý.

Ý tưởng chính của chương trình sẽ được thể hiện từ đầu đến cuối thông qua việc ra mắt sản phẩm mới và quảng bá thương hiệu. Các yếu tố như trang trí, thiết kế, bố cục và màu sắc sẽ được sử dụng để thể hiện chủ đề. Cần chú ý đến các chi tiết nhỏ như ánh sáng và âm thanh để hỗ trợ cho buổi lễ ra mắt sản phẩm.  

Nhân sự chương trình

Một sai sót nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng xấu đến khách hàng. Do đó, để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm thành công, doanh nghiệp nên lựa chọn đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và có kinh nghiệm. 

• MC chương trình nên có nhiều năm kinh nghiệm để xử lý tình huống và tương tác tốt với khách mời. Nên chọn hai MC để tạo không khí và hỗ trợ cho nhau. 
• Gương mặt đại diện : Sản phẩm mới cần có một gương mặt đại diện để thu hút khách hàng. Nên mời nhiều người nổi tiếng để thu hút báo chí và đám đông.
• Nhân sự chạy sự kiện : Đội ngũ nhân sự chạy sự kiện cần đủ số lượng và làm việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Nên sử dụng nhân lực của các công ty cung cấp sự kiện để đảm bảo chất lượng.

Các tiết mục nghệ thuật trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Chương trình nên chia làm các phần và đan xen các bài phát biểu với các tiết mục văn nghệ và nghệ thuật để phục vụ khách mời. Điều này sẽ giúp thay đổi không khí chương trình và giúp khách mời cảm thấy thư giãn và không nhàm chán.

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới tại Forevermark

Forevermark với 8 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, là một trong những sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Hiện tại, Forevermark có 2 sảnh tiệc: Sảnh tiệc Paris và Sảnh tiệc Dubai, mỗi sảnh tiệc tại Trung tâm hội nghị Forevermark đều có phong cách thiết kế độc đáo riêng, tinh tế và sang trọng. Không gian linh hoạt phù hợp với nhiều loại sự kiện. 

Ngoài không gian thu hút, các phòng sảnh còn được trang bị đầy đủ âm thanh, ánh sáng và các thiết bị hiện đại khác. Forevermark cũng cung cấp các dịch vụ như backdrop, POS, in ấn, ban nhạc, ca sĩ, biểu diễn…

Nếu như bạn đang tìm kiếm nơi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới uy tín, chất lượng tại Hà Nội thì hãy liên hệ ngay Forevermark để được tư vấn nhé!

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official

Pinterest: pinterest.com/forevermarkvietnam/