Hội nghị là gì? Cách thức tổ chức hội nghị đầy đủ, chuyên nghiệp nhất

Hội nghị có thể nói là một hoạt động vô cùng phổ biến, đóng vai trò quan trọng tại bất kỳ doanh nghiệp, tập đoàn hay tổ chức nào đó. Vậy hội nghị là gì, làm sao để tổ chức hội nghị thành công? Cùng Forevermark tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Hội nghị là gì? Ý nghĩa

Hội nghị là một cuộc họp quan trọng, được tổ chức bài bản để bàn bạc về một công việc hoặc chủ đề cụ thể nào đó nhằm bàn luận những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tổng kết tình hình hoạt động từ đó rút ra bài học thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai.

Hội nghị thường là những cuộc họp nội bộ hoặc hướng đến khách hàng

Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị:

• Quảng bá hình ảnh: Các tổ chức, doanh nghiệp có thể tổ chức hội nghị với nhiều mục đích khác nhau nhưng mục đích chính vẫn là quảng bá hình ảnh của mình. Với những hội nghị mang tầm cỡ quốc gia, đây là cơ hội để quảng bá hình ảnh, thu hút vốn đầu tư…
• Ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng: Đây còn là dịp để khách hàng biết thêm về sản phẩm của doanh nghiệp. Có thể nói, đây là một cách tinh tế để doanh nghiệp đưa sản phẩm mới ra thị trường, giúp kết nối doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng.
• Tri ân khách hàng, đối tác.
• Phát triển mối quan hệ hữu nghị giữa giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp với tổ chức. Khi tổ chức hội nghị mang tầm quốc gia thì những hội nghị này đóng vai trò phát triển các mối quan hệ hữu nghị, hợp tác quốc tế.

Các loại hội nghị phổ biến

Sau đây là các loại hội nghị phổ biến mà doanh nghiệp/tổ chức thường áp dụng. 

Hội nghị bán hàng hay ra mắt sản phẩm mới

Hội nghị bán hàng là một loại hội nghị quen thuộc với khách hàng và doanh nghiệp và được tổ chức thường xuyên. Đây là cơ hội để doanh nghiệp ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến công chúng, truyền thông, đối tác. Từ đó xây dựng bước đệm trước khi sản phẩm được chính thức bày bán. Việc tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm mới giúp doanh nghiệp tiếp cận với những khách hàng tiềm năng, kích thích nhu cầu của khách hàng với những sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Hình ảnh minh họa Hội nghị bán hàng

Hội nghị tri ân khách hàng, đối tác

Hội nghị khách hàng cũng là một hình thức hội nghị phổ biến, chỉ dành để tri ân khách hàng để thể hiện sự tận tâm và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tại hội nghị, doanh nghiệp sẽ gửi lời cảm ơn chân thành, thể hiện mong muốn hợp tác dài lâu với khách hàng và các đối tác của mình.

Hình ảnh minh họa Hội nghị khách hàng

Hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm

Đây là sự kiện quan trọng diễn ra thường niên với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển và các dự định kế hoạch trong ngắn hạn và dài hạn.

Không đặt nặng về mặt hình thức, sự kiện này cần đầu tư nhiều hơn cho phần nội dung và trang thiết bị âm thanh ánh sáng nhiều hơn. 

Quy trình các bước tổ chức hội nghị đầy đủ, chi tiết

Quy trình tổ chức hội nghị đầy đủ, chi tiết

Tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng hội nghị mà có thể chia thành các bước khác nhau, nhưng nhìn chung cách tổ chức hội nghị thường tiến hàng qua các bước sau: 

Bước 1 : Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị

Đây là bước đầu tiên khi tổ chức hội nghị. Việc xác định chủ để rõ ràng và cụ thể sẽ giúp cho bước lên kế hoạch rõ ràng hơn đồng thời giúp bạn tránh được tình trạng lạc đề trong quá trình diễn ra hội nghị. Nói cách khác, chủ đề là cơ sở phác thảo nội dung kế hoạch cho chương trình hội nghị.

Bước 2 : Lên kế hoạch 

Lập kế hoạch là một bước vô cùng quan trọng khi tổ chức hội nghị để bạn có thể bám sát và thực hiện theo từng bước, đảm bảo chương trình diễn ra đúng như những gì đã lập ra. Trong kế hoạch cần có: 

• Mục đích, yêu cầu cần đạt được của hội nghị.
• Nội dung hội nghị sẽ truyền đạt và ước lượng thời gian cho các bài phát biểu của khách mời.
• Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, đảm bảo chi tiêu theo kế hoạch cho các mục chính mà không lãng phí vào các mục không cần thiết.
• Lên danh sách khách mời.
• Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc hội nghị và phương án dự trù với những sự cố có thể xảy ra.

Bước 3 : Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị

Địa điểm tổ chức cần đáp ứng được quy mô và phù hợp với tính chất của hội nghị. Cần đảm bảo giao thông thuận lợi, dễ tìm đường, an ninh tốt và đáp ứng đầy đủ các trang thiết bị cần thiết gồm sân khấu, máy chiếu, âm thanh, ánh  sáng…

Vấn đề thời gian cũng vô cùng quan trọng bởi điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và thời gian nghỉ của khách mời. Các hội nghị thường được tổ chức vào cuối tuần và số lượng người tham dự cũng đông hơn những ngày thường. Do đó việc quyết định thời gian cần được lên kế hoạch sớm để kịp thông báo, gửi thiệp tới khách mời để họ sắp xếp thời gian tham dự.

Bước 4 : Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Sau khi đã lên kế hoạch chi tiết, hoàn chỉnh và xác định được thời gian địa điểm tổ chức, lúc này bạn bắt đầu thực hiện công tác chuẩn bị hội nghị, bao gồm: 

• Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị và đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị luôn sẵn sàng cho các bài phát biểu.
• Chuẩn bị tiệc hội nghị đãi khách như tiệc teabreak hoặc tiệc finger food, nghỉ ngơi, đưa đón (nếu cần thiết).
• Truyền thông cho hội nghị.
• In ấn tài liệu cho khách mời.
• Gửi thiệp mời cho khách tham dự.

>> THAM KHẢO:

Tiệc teabreak là gì? Các loại hình tiệc trà teabreak và gợi ý một số menu phổ biến

Thực đơn tiệc Finger Food gồm những món ăn nào và gợi ý Top 3 thực đơn

Bước 5 : Tổ chức hội nghị

Đây là phần cốt lõi và chính thức của một buổi hội nghị. Trong quá trình này, cần có một người điều phối đội ngũ thực hiện chương trình để đảm bảo đảm nhận những trách nhiệm và vị trí khác nhau cùng phối hợp ăn ý, chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, cần chu đáo từ khâu đón tiếp khách mời, sắp xếp chỗ ngồi, điều hành hậu trường, đảm bảo mọi thiết bị và nội dung kỹ thuật được điều khiển trơn tru. 

Người điều phối còn phải theo sát và xử lý linh hoạt các sự cố về kỹ thuật, khách mời với các phương án dự phòng để buổi hội nghị được diễn ra tốt đẹp từ đầu đến cuối.

Bước 6 : Kết thúc chương trình

Tại phần kết thúc chương trình, có thể kết hợp tặng quà cho khách mời và người tham dự hoặc gửi các tài liệu kèm theo để khách mời có thể nghiên cứu thêm khi rời khỏi hội nghị.

Bước 7 : Đánh giá hiệu quả hội nghị

Sau khi kết thúc hội nghị, hãy đánh giá mức độ thành công của hội nghị, việc này dựa trên số lượng khách mời thực tế tham dự chương trình. Bên cạnh đó, bạn cũng phải tổng kết lại những điều thiếu sót, chưa hài lòng trong quá trình tổ chức hội nghị để rút ra những bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.

Ý tưởng tổ chức hội nghị ấn tượng

Tổ chức hội nghị kết hợp tiệc liên hoan

Hội nghị thường được tổ chức vào đầu buổi sáng hoặc chiều và kết thúc khá muộn. Do đó, việc tổ chức hội nghị kết hợp tiệc liên hoan là một ý tưởng khá hay, giúp khách mời có trải nghiệm tốt hơn khi tham gia hội nghị.

Tiệc hội nghị có thể diễn ra trong sự kiện hoặc sau khi kết thúc tùy vào tính chất của từng sự kiện. Với các hội nghị lớn, có tính chất nghiêm túc như workshop, hội nghị khoa học thì tiệc liên hoan nên được tổ chức sau khi sự kiện kết thúc. Còn các sự kiện  như tổng kết cuối năm, tổ chức hội nghị khách hàng…thì doanh nghiệp có thể kết hợp tiệc liên hoan trong khi diễn ra sự kiện.

Tổ chức hội nghị kết hợp bốc thăm trúng thưởng

Đây được xem là ý tưởng hiệu quả, thu hút sự quan tâm của khách hàng với sự kiện. Ý tưởng này thường được các doanh nghiệp vận dụng để tổ chức các sự kiện doanh nghiệp như tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới… Phần bốc thăm trúng thưởng nên được tổ chức cuối cùng để giữ chân khách hàng ở lại đến cuối chương trình. Khi truyền thông cho sự kiện, bạn có thể chuẩn bị các phần quà hấp dẫn để thu hút khách mời đến sự kiện. Những phần quà càng có giá trị thì càng thu hút được nhiều sự quan tâm.

Tổ chức hội nghị kết hợp chương trình ca nhạc

Đa phần các hội nghị khá khô khan, nhàm chán, vì vậy bạn có thể kết hợp hội nghị với chương trình ca nhạc để hội nghị thêm hấp dẫn và sinh động hơn. Các tiết mục nên đan xen với các phần khác của hội nghị để khách mời có thời gian để thư giãn, thoải mái đầu óc. Với nguồn dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, bạn có thể cân nhắc thuê ca sĩ, vũ đoàn hoặc sử dụng các tiết mục “cây nhà lá vườn” sao cho phù hợp.

Mẫu kịch bản chương trình hội nghị

Thông thường, kịch bản hội nghị sẽ diễn ra như sau: 

1. MC lên sân khấu giới thiệu sơ lược về buổi hội nghị, và các thành phần tham gia đồng thời tuyên bố lý do tổ chức hội nghị.
2. MC mời các đại biểu phát biểu và khai mạc hội nghị.
3. Ban chủ trì của doanh nghiệp sẽ điều hành xuyên suốt phần còn lại của hội nghị. Nếu là hội nghị nhằm giải quyết các vấn đề khó khăn thì ban chủ trì cần chỉ đạo nội dung và điều phối chương trình.
4. Các tiết mục xen kẽ vào khoảng thời gian giải lao để buổi hội nghị không bị nhàm chán.
5. Đại diện khách mời lên chia sẻ và tuyên bố bế mạc hội nghị.
6. MC là người tuyên bố kết thúc chương trình sau cùng.

Forevermark – Địa điểm tổ chức hội nghị uy tín, chất lượng tại Hà Nội

Hội nghị có vai trò rất quan trọng đối với từng doanh nghiệp. Không chỉ xây dựng hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp tạo niềm tin cho khách hàng mà còn là nơi quảng bá sản phẩm, các dịch vụ của doanh nghiệp. Bởi vậy, địa điểm tổ chức hội nghị là một trong những điều rất quan trọng mà bạn cần cân nhắc khi thực hiện công tác chuẩn bị. 

Hiểu được tầm quan trọng của sự kiện này đối với doanh nghiệp, Trung tâm hội nghị Forevermark đã xây dựng nên một không gian sang trọng hiện đại với tổng diện tích 2000m2 và sức chứa hơn 1000 khách mời, xứng đáng là địa điểm hoàn hảo cho các buổi Hội thảo – Hội nghị đẳng cấp. 

Forevermark – Trung tâm hội nghị uy tín, chất lượng tại Hà Nội

Hiện tại, Forevermark có 2 sảnh tiệc sự kiện: Sảnh tiệc Paris và sảnh tiệc Dubai. Mỗi sảnh tiệc lại sở hữu cho mình một phong cách thiết kế độc đáo riêng nhưng vẫn giữ được nét tinh tế, sang trọng và sức chứa linh hoạt đối với các sự kiện. 

Bên cạnh không gian thu hút, hệ thống các phòng sảnh tiệc tại Trung tâm hội nghị Forevermark còn được trang bị đầy đủ âm thanh, ánh sáng, đèn led, màn hình lớn…góp phần truyền tải nội dung, thông điệp của buổi hội nghị – hội thảo trọn vẹn đến khách hàng. 

Ngoài ra khi tổ chức hội nghị tại đây Forevermark còn cung cấp các dịch vụ khác như: backdrop, POS, in ấn, ban nhạc, ca sĩ, biểu diễn, karaoke,..

Với hơn 8 năm kinh nghiệm Forevermark chắc chắn là một trung tâm tổ chức hội nghị lý tưởng của các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay Forevermark để được tư vấn nhé!

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI FOREVERMARK

Địa chỉ:  614 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội (đối diện công viên nước Hồ Tây)

Hotline: 098 993 9698

Fanpage: facebook.com/forevermark.vn

Instagram: @forevermark_wedding

Tiktok: @forevermark.official